‘A mind like water’ is volgens David Allen het ultieme doel van je productiviteitssysteem. Een geest als water. Een gevoel waarin alles volkomen helder is en dingen als vanzelf gebeuren.
Water heeft een glad, rimpelloos oppervlak, totdat het wordt verstoord doordat er iets in terecht komt. Het beweegt dan precies zoveel als nodig is voor datgene dat erin terecht is gekomen.
Dat is wat er volgens David Allen ook zou moeten gebeuren met je eigen geest, op het moment dat er weer iets op jouw bord terechtkomt: Als het iets groots is en het komt snel, dan spat een grote hoeveelheid water op en het blijft nog een tijdje nadeinen voordat het langzaam weer tot rust komt. Maar als er iets kleins in valt, dan merk je wel enige beweging, maar is het oppervlak binnen no-time weer glad, wachtend op de volgende impact.
De enige manier om een dergelijke rust in je hoofd te krijgen, terwijl er tientallen zaken tegelijk op je afkomen, is:
- een vertrouwd systeem te bouwen
- buiten jezelf
- waar je consequent alles in verwerkt dat op je pad komt.
Pas als je weet wat er allemaal van je gevraagd wordt en hoe belangrijk het is, weet je hoe druk je aan de slag moet met eventuele vervolgacties. Kortom: spat het water hoog op, of is er slechts sprake van een lichte deining?
Om zo’n vertrouwd systeem te krijgen moet je consequent alles verwerken in dat systeem. Hierdoor leren je hersenen dat het niet meer alles zelf hoeft te onthouden.
Een belangrijk signaal dat je vertrouwde systeem nog niet compleet is, is als je een bepaald mailtje (of los stuk papier) steeds maar in je inbox laat staan en weigert deze in je systeem te verwerken. Ga eens goed na wat er met dat item moet gebeuren. Is er wel een goede plaats voor in je systeem? Wat mis je? Of ben je bang dat je de taak niet op tijd zult bekijken? En hoe komt dat dan? Is je ‘Next Actions’-lijst misschien te lang of niet meer up to date?
Pas als je alles in je systeem kunt verwerken en je erop vertrouwt dat alles op het juiste moment weer de aandacht krijgt die het verdient, zullen je hersenen minder proberen dit zelf allemaal te onthouden en zal je hoofd rustiger worden.
Kijk eens goed naar je systeem: wat moet je nog verbeteren en wat heb je daarvoor nodig?