Omgaan met interrupties tijdens je werk

Vandaag was ik een kennismakingsgesprek met een nieuwe medewerker aan het voorbereiden aan de hand van een checklist die ik eerder al eens had opgesteld. De checklist was een beetje verouderd dus ik ging alle onderdelen langs, wijzigde wat aan de volgorde en vulde de onderdelen aan met nieuwe ideeën die ik tijdens het gesprek ook nog graag over wilde brengen. De checklist was bijna klaar om te printen en opeens… ‘POEF!’ Alles donker. Lampen uit, computers uit en collega’s die net als ik enkele kreten van ontzetting slaakten: Stroomuitval.

Het eerste dat ik deed? Zo snel mogelijk de onderdelen van mijn checklist op papier schrijven, nu ze nog in mijn hoofd zaten! Want dat gesprek kon tijdens de stroomuitval natuurlijk prima plaatsvinden, zolang ik nog maar uit mijn hoofd wist wat ik wilde vertellen. Ondertussen kwam het rumoer op de gang van rondlopende collega’s steeds dichterbij, maar zelf wilde ik op dat moment niets liever dan ongestoord even alles opschrijven.
Later legde ik een collega uit waarom ik zo druk was, terwijl de stroom er al uit lag. Het deed hem denken aan de manier waarop je met interrupties moet omgaan en hij opperde het idee om daar vanavond maar eens een over te bloggen. Hierbij dus! (Thnx RG 🙂 )

Omgaan met interrupties
Het bovenstaande komt gelukkig niet zo vaak voor, maar er zijn genoeg andere onderbrekingen van je werk. Je bent bijvoorbeeld druk bezig, hebt net een goed idee in je hoofd zitten over hoe je iets gaat aanpakken en dan komt er een collega binnen  met een probleem waar nu direct iets aan moet gebeuren. Je geeft hem direct je volle aandacht en nadat hij weg is probeer je je weer op je werk te concentreren. Wat was dat idee nou ook alweer dat je had voordat die collega binnenkwam?

Ik heb het nu over één interruptie, maar met een beetje pech word je verder ‘meegezogen’ in het probleem van je collega, loop je mee naar zijn kantoor om te zien wat hij op zijn scherm heeft staan, of komt er ondertussen nog een collega binnen met een andere vraag.

Schrijf het op!
Wat je eigenlijk had moeten doen toen de eerste collega binnenkwam is even een kort moment nemen om de gedachte die je had op te schrijven op een stuk papier en dit samen met de andere papieren waarmee je eventueel bezig was, in je inbox te leggen. Je collega heeft er vast geen problemen mee als je even een paar seconden neemt voordat je hem (met je volle aandacht!) te woord kunt staan…
Door alles in je inbox te leggen is je bureau weer schoon. Mocht je samen met je collega andere papieren doornemen, dan komen de zaken niet door elkaar te liggen en zodra je je collega hebt geholpen en je weer verder kunt met je werk, pak je je papieren uit je inbox en ga je verder waar je was gebleven, inclusief het idee dat je had!

David Allen heeft zelf ook een mooie video opgenomen over omgaan met interrupties, met andere voorbeelden: