Vanaf het moment dat je alles gaat verzamelen groeit je takenlijst alsmaar, want er komen waarschijnlijk sneller taken bij dan dat ze eraf gaan. Op forums over GTD zie ik wel eens dat mensen zich afvragen of hun takenlijst ooit leeg zal zijn. Nou, ik hoop eigenlijk dat die van mij NOOIT leeg zal zijn, want dat zou betekenen dat ik geen ideeën meer heb over wat ik kan doen. Gruwel… daar kan ik me echt niets bij voorstellen. Mijn takenlijst is eigenlijk altijd te vol. Ik ga ervan uit dat je dat herkent 🙂
Zoals ik al aangaf is er volgens mij niets mis met een volle takenlijst, maar je moet voorkomen dat het een onoverzichtelijk geheel wordt waarin je niets terug kunt vinden. Want er zijn altijd wel een paar dingen die je absoluut niet mag vergeten, maar als je hersenen er niet meer op vertrouwen dat je die taken op het juiste moment zult zien, zal het zelf weer proberen alles te onthouden. En daar zijn je hersenen dus niet zo goed in…
Zorg er dus voor dat je aan de ene kant volledig bent in het vastleggen van alles waar je (misschien) iets mee wilt en dat er aan de andere kant alleen taken op je ‘Next Actions’-lijst staan die actueel zijn en bijvoorbeeld deze of volgende week gedaan moeten worden. Anders wordt je lijst onoverzichtelijk en kun je er niet meer op vertrouwen.
Hoe doe je dat: je takenlijst up-to-date houden?
Je kunt dan misschien wel vanalles van de lijst afgooien om alleen de meest actuele taken over te houden, maar de meeste van die taken wil je waarschijnlijk nog helemaal niet kwijtraken. Waar laat je die taken dan?
Someday/Maybe
Voor al die taken die nu even niet aan de orde zijn, heeft David Allen de ‘Someday/Maybe’-lijst bedacht.
Hij geeft aan dat je alle taken die je niet op korte termijn wilt doen, moet verplaatsen naar de Someday/Maybe-lijst en dat je deze lijst in elk geval wekelijks bekijkt om na te gaan welke taken er naar je actuele lijst (je ‘Next Actions’-lijst) verplaatst moeten worden.
Het probleem waar velen vervolgens tegenaan lopen is dat nu ineens deze Someday/Maybe-lijst enorm lang wordt. En er komen allemaal items op over zeer sterk uiteenlopende onderwerpen: van de wereldreis die je misschien ooit nog wilt maken, het muziekinstrument dat je wilt leren bespelen, het gerecht dat je misschien voor kerst gaat uitproberen, tot het project op je werk dat nu even ‘on hold’ staat. Dat is pas echt onoverzichtelijk!
- Boeken om te lezen
- Landen/steden die je wilt bezoeken
- Dingen die je wilt leren (bijv. taal, instrument, fotografie, mediteren, jongleren, skiën)
- Huis & Tuin
Deze zijn voor de ‘echte’ someday/maybe’s: Je hebt geen idee of je er ooit aan toe gaat komen, maar je wilt het idee graag vasthouden. Het is misschien wel wat veel om deze lijsten een keer per week te bekijken. Eens per maand is wellicht logischer.
Later
Daarnaast heb je nog acties die je nu nog niet hoeft te doen, maar die waarschijnlijk binnenkort wel op je ‘Next Actions’-lijst moten komen. Die wil je natuurlijk niet uit het oog verliezen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een lijst maken die je ‘Binnenkort’, ‘Later’ of ‘OnHold’ noemt. Deze lijst bekijk je minimaal één keer per week.
Nooit
En ten slotte kun je items naar je ‘Nooit’-lijst zetten, oftewel, je prullenbak :-).
Als een item niet (meer) belangrijk voor je is kan het beter zijn deze gewoon weg te gooien. Mocht het ooit weer op je pad komen, dan zie je dan wel of je vindt dat je er alsnog iets mee moet doen.
Door zo met je lijstjes om te gaan worden ze korter en overzichtelijker, terwijl er niets ongewenst verloren gaat.
Kijk je lijsten dus goed na. Zijn ze overzichtelijk genoeg of zou je ze misschien beter kunnen splitsen?
Maak het jezelf gemakkelijk!