Houd je systeem actueel

Eergisteren had ik het in mijn blogpost over het opknippen van je takenlijst in een lijst met taken die op korte termijn moeten gebeuren (‘Next Actions’) en taken die je later, misschien of ‘ooit’ wilt doen (‘Someday/Maybe’). Met name bij de ‘Next Actions’-lijst moet je heel kritisch zijn ten aanzien van wat er op komt. Dat zijn namelijk alleen de taken die je op korte termijn echt wilt doen.

Geen overzicht
Als je lijst onoverzichtelijk wordt, zul je je bij iedere taak die je op de lijst ziet staan afvragen of het wel echt de belangrijkste taak is die je moet doen, terwijl dit eigenlijk vanzelfsprekend had moeten zijn.  Dat heb je bepaald bij het ‘Verwerken’ en ‘Organiseren’ van de taak. Het feit dat de taak nu op je ‘Next Actions’ list staat, zou moeten betekenen dat je er niet meer over hoeft na te denken als je besluit dat je de taak gaat uitvoeren.

De lijst vs. de werkelijkheid
Het feit dat een taak op je ‘Next Actions’-lijst staat betekent overigens nog steeds niet dat je deze MOET doen. Dat is aan jezelf. Je bepaalt zelf welke taken je het belangrijkst vindt en gedurende een werkweek verandert er ongetwijfeld vanalles. Taken die op korte termijn leken te moeten gebeuren zijn ineens minder belangrijk geworden dan andere taken, er komen nieuwe taken bij en sommige taken blijken niet meer te hoeven gebeuren of worden door iemand anders opgepakt.

Takenlijst aanpassen
Als je je takenlijst niet aanpast aan deze nieuwe werkelijkheid, zul je op een gegeven moment niet meer kunnen vertrouwen op je takenlijst. Er staan dan waarschijnlijk teveel taken op. De belangrijkste staan misschien er wel bij, maar zijn moeilijk te onderscheiden van taken die ooit belangrijk leken, maar dat inmiddels niet meer zijn. Waarschijnlijk krijg je de neiging om de echt belangrijke taken op een ander (los) lijstje te plaatsen, zodat je je tenminste daar weer op kunt focussen. En hop, daar is het: je hebt je GTD-systeem verlaten…

Maar geen angst: De oplossing van het probleem heb je eigenlijk al gevonden: Simpel gezegd vormen de taken die je apart wilde zetten namelijk je nieuwe ‘Next Actions’-lijst. De andere taken van je huidige lijst verplaats naar je ‘Someday/Maybe’ lijst, of naar een lijstje dat je bijvoorbeeld ‘Later’ of ‘Binnenkort’  noemt. (Of ‘Soon’, of ‘Not now’, of wat je maar wilt; het is immers je eigen systeem…).

Weekly Review: Get Clear, Get Current, Get Creative
Het actueel houden van je systeem is het vierde onderdeel van Getting Things Done: Het ‘Wekelijkse onderhoud’ , oftewel, de ‘Weekly Review’. Als je zo’n wekelijks onderhoud volledig uitvoert zoals David Allen dit aangeeft, bestaat het uit drie fases:

  • Get clear: Verzamel alle losse papiertjes, aantekeningen, e-mails en andere losse eindjes en verwerk deze in je systeem. Doe (eventueel) een mindsweep om ook je hoofd helemaal leeg te maken.
  • Get current:Tijdens deze fase van de Weekly Review maak je je systeen weer actueel.
    • Kijk of  je actielijsten de juiste taken bevatten en of deze taken helder en uitvoerbaar zijn.
    • Kijk ongeveer twee weken terug te in je agenda om na te gaan of je niets vergeten bent naar aanleiding van de afspraken in je agenda, en kijk enkele weken vooruit.
    • Kijk naar de acties die je op je ‘Waiting for’-lijstje hebt verzameld. Moet je iemand nog ergens aan herinneren.
    • Kijk naar je projectenlijst en  beoordeel of deze actueel genoeg is.
    • Vervolgens kun je nog kijken naar je doelen en aandachtsgebieden, je referentiemateriaal en eventuele checklists.
  • Get creative: Geef ruimte aan je fantasie. Kijk naar je ‘Someday/Maybe’-lijst en bepaal of er items op staan waar je eerder nog niets mee kon, maar inmiddels misschien wel.  Creativiteit bestaat niet alleen uit het krijgen van nieuwe ideeën, maar komt ook door bestaande ideeën te gebruiken. Als je je ideeën aldoor verzamelt en ze regelmatig bekijkt, krijgen de beste ideeën vanzelf meer vorm.

Struikelblok
De weekly review is het grootste struikelblok voor mensen die werken via de GTD-methode; en eigenlijk van iedereen die een eigen takenlijst bijhoudt.
Het is echter de enige manier om je systeem actueel te houden, en als je systeem niet actueel is zullen je hersenen er niet meer op vertrouwen en zal het opnieuw proberen alles zelf te onthouden, wat dus niet lukt.

Korte versie
Het is niet noodzakelijk om iedere keer alle stappen van de weekly review uit te voeren. Het bekijken van je doelen, aandachtsgebieden, checklists en referentiemateriaal zou ook minder vaak kunnen. Net als het bekijken van je   ‘Someday/Maybe’-lijst om nieuwe ideeën op te doen. Zorg er dan echter wel voor dat er geen taken op de ‘Someday/Maybe’-lijst blijven staan die al naar de ‘Next Actions’-lijst hadden gemoeten. Dit wordt eenvoudiger door te werken met een ‘Later’ of ‘Binnenkort’ lijst, naast een ‘Someday/Maybe’ lijst.
Als je redelijk bij bent met het verwerken van de items in je inbox, hoeft een weekly review niet meer dan een of twee uur te kosten. Een uitgebreide weekly review doe je dan bijvoorbeeld eens per maand of twee maanden.

En voor iedereen die denkt dat een of twee uur veel tijd is, verwijs ik naar de bovenstaande quote van David Allen…

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.