Je kunt wel werken vanuit een systeem waarin je alles dat je hebt verzameld netjes hebt verwerkt en georganiseerd, en dat je regelmatig up-to-date houdt, maar hoe weet je nu of dit helemaal compleet is? En hoe weet je of je je met de juiste dingen bezig houdt op je werk? En hoe zit dat eigenlijk thuis? Of in die verenigingscommissie?
- Waar ben je eigenlijk verantwoordelijk voor?
- Wat zijn je doelen op korte en langere termijn?
- Hoe zie je jezelf over een aantal jaren?
- Wat is je visie voor jouw functie, team, afdeling, bedrijf?
- Wat zijn je principes?
- Wat is je uiteindelijke doel?
- Ben je eigenlijk wel met de juiste dingen bezig?
- Of ben je alleen maar aan het micro-managen en is alleen datgene dat nu ‘op je bord’ ligt georganiseerd?
Hoe beter je deze vragen kunt beantwoorden, hoe beter je kunt bepalen welke taken het belangrijkst voor je zijn. Maar wees niet bang als je nog niet alle antwoorden hebt. Het feit dat je hierover nadenkt geeft je al heel veel houvast bij het nemen van beslissingen over je dagelijkse werk. En naarmate je je antwoorden beter definieert, zul je een beter overzicht krijgen en gemakkelijker keuzes kunnen maken over wat belangrijk is en wat niet.
David Allen noemt dit het krijgen van ‘Perspectief’. Door je taken te verzamelen, te verwerken en te organiseren in je eigen systeem krijg je eigenlijk alleen ‘Controle’, maar nog geen ‘Perspectief’. Daarvoor heeft David Allen zes ‘hoogten’ gedefinieerd vanaf waar je je werk en je leven kunt beschouwen:
De ‘runway’, oftewel de ‘startbaan’: De alledaagse praktijk; de acties die je moet uitvoeren om de dingen gedaan te krijgen die je je hebt voorgenomen.
10.000 ft: Je projecten. Alle dingen die je wilt voltooien waarvoor meer dan één actie nodig is. Een project heeft een doel of uitkomst. Je weet wanneer het voltooid is.
20.000 ft: Dit zijn de ‘Areas of Focus’, of ‘Areas of Responsibility’: je rollen en aandachtsgebieden. Een aandachtsgebied heeft geen vooraf bekende uitkomst. Daarvoor definieer je projecten, en die leiden tot verbeteringen in je aandachtsgebieden. Met je aandachtsgebieden ben je eigenlijk nooit ‘klaar’.
Ze wijzigen ook in de loop der tijd. Op het moment dat je nog studeert zien ze er heel anders uit dan wanneer je een baan hebt en een gezin. Het is goed om je lijst met aandachtsgebieden regelmatig te bekijken om te zien of er iets gewijzigd is.
30.000 ft: Dit zijn je doelen op korte termijn (12-18 maanden). Wat wil je over 2 à 3 jaar hebben bereikt? Deze doelen zijn vrij concreet. Je wilt bijvoorbeeld binnen 2 jaar een andere baan of andere functie, of je wilt een bepaalde omzet halen het volgende jaar, een marathon lopen, of een wereldreis maken.
40.000 ft: Op dit niveau probeer je te visualiseren hoe alles er over een paar jaar uit ziet. Als je bijvoorbeeld op langere termijn een actievere levensstijl wilt hebben, stel je dan voor hoe dat eruit ziet: je ziet jezelf bijvoorbeeld hardlopen op een heerlijk frisse, zonnige dag. Of je ziet jezelf als manager van een afdeling, of als eigenaar van een eigen bedrijf, of misschien wel vijf bedrijven… Je visualiseert het, net als bij de projecten die je plant. Je hersenen gaan dan vanzelf brainstormen om ideeën te krijgen om deze visie te realiseren.
50.000 ft: Je levensdoel en principes. Er is iets dat jou energie geeft en dat je beter kunt dan anderen. Probeer je leven zo in te richten dat je daar zo optimaal mogelijk gebruik van maakt. Het zal je plezier en energie geven. Maar bepaal daarbij wel wat je principes zijn: de spelregels die voor jou het kader aangeven waarbinnen je dit ‘levensdoel’ ten uitvoer brengt. Wat zijn je normen? Is het de moeite waard zó met je levensdoel bezig te zijn dat je geen gezin hebt en weinig contact met familie of vrienden? Of dat je daardoor nog maar een keer per week kunt sporten, en soms zelfs helemaal niet? Handel je wel echt vanuit je eigen overtuiging?
Al deze niveaus zijn in beweging; ook het hoogste niveau. Je hebt misschien een vermoeden wat het is, maar je weet het nog niet zeker. Het wordt helderder en verfijnder, net als je principes.
De lagere niveaus veranderen door de nieuwe doelen die je je stelt (je aandachtsgebieden schuiven dan mee) en de visie die je in de loop van de tijd bijstelt op basis van nieuwe inzichten en mogelijkheden die je leert kennen.
Je bekijkt deze zaken dus met enige regelmaat:
- Je taken (de ‘runway’) en projecten bekijk je elke week tijdens je wekelijkse onderhoud.
- Je aandachtsgebieden bekijk je bijvoorbeeld elk kwartaal.
- Je doelen, visie, reden en principes bekijk je misschien ieder half jaar.