Je kent het vast wel: Je begint je dag met een lijstje van dingen die je gedaan wilt krijgen die dag, maar aan het eind van de dag staan alle items nog op je lijstje en zijn er zelfs een paar bijgekomen. Je bent de hele dag druk geweest, maar vraagt je af wat je nu eigenlijk hebt bereikt. Je hebt in elk geval niet datgene kunnen doen dat je je had voorgenomen.
Dit komt omdat je je slechts met één van de drie soorten werk hebt bezig gehouden:
- Adhoc werk: Werk waar je direct iets mee moet, zoals een telefoontje van een klant of partner, een urgente vraag van een collega of een ingelaste brainstormsessie. Het is werk zoals het zich voordoet, en waar je direct iets meest doet.
Er zijn echter in totaal drie soorten werk. Naast het hierboven genoemde ‘Adhoc werk’ zijn er nog twee andere soorten:
- Voorgedefinieerd werk: Dit zijn de acties op je ‘Next Actions’-lijst. Je weet precies wat je moet doen, want over deze taken heb je eerder al nagedacht.
- Werk definiëren: Voordat je je werk kunt uitvoeren, moet je eerst bepalen wat er gedaan moet worden. Daarbij hoef je zeker niet alle uit te voeren stappen vantevoren te bedenken, maar wel tenminste de eerstvolgende stap (de ‘Next Action’). Het verwerken van de items uit je inbox(en) is ook een voorbeeld van het definiëren van werk. Wat je hier doet is niet denken AAN je werk, maar OVER je werk.
Mensen die aangeven dat ze geen tijd hebben om hun werk te definiëren, blijken dit vaak ‘s avonds of in het weekend tóch te doen. Als ze dus gewoon zouden erkennen dat het wel degelijk een onderdeel is van hun werk, wordt het ook aannemelijker om dit binnen de normale werktijd te gaan doen, zoals het eigenlijk hoort!