Getting Things Done is een methode die je in kleine stapjes invoert en sommige stappen gaan sneller, gemakkelijker en met meer overtuiging dan andere. De ‘Tickler-file’ is zo’n idee van David Allen waarover ik eigenlijk wel enthousiast ben, maar dat ik nog niet goed heb kunnen implementeren. Een rondje langs de fora leert dat meer ‘GTD-ers’ hetzelfde ervaren.
De Tickler-wat??
De Tickler-file heet in de nederlandse vertaling van Getting Things Done het ‘vervaldagensysteem’. Het is een systeem van 43 mappen: 12 mappen voor de 12 maanden en 31 mappen voor de maximaal 31 dagen van een maand, waarin je fysieke herinneringen bewaart aan iets dat je moet of wilt doen. Je kunt zelf bepalen op welke dag welke herinnnering naar voren komt, door in de map van die dag een item te bewaren dat je herinnert aan wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld:
- Een agendastuk van een vergadering, dat je pas terug wilt zien op de dag van de vergadering, of een paar dagen ervóór, zodat je het kunt voorbereiden.
- Kaartjes voor een concert dat op een bepaalde dag plaats zal vinden.
- Een formulier dat op een bepaalde dag ingevuld moet worden.
- Een factuur die op een bepaalde dag betaald moet worden.
- Kortingsbonnen die tot een bepaalde datum geldig zijn.
- Een verjaardagskaartje dat je op een bepaalde dag moet versturen.
Een fysieke ‘Tickler-file’ opzetten
Zo’n tickler-file kun je op verschillende manieren opzetten. Het origineel is een fysieke file:
- Koop 43 hangmappen (voor een hangsysteem) of 43 staande folders die je in een doos of box neerzet.
- Label 12 van de 43 mappen met de namen van de maanden en nummer de andere 31 van 1 t/m 31.
- Bedenk welke dag het vandaag is, bijvoorbeeld: 2o november. Zet dan de map van morgen (21 november) vooraan in je Tickler-file.
- Zet daarachter alle dagmappen van de resterende dagen van deze maand (22 t/m 31), inclusief de map van de 31e die we deze maand niet gebruiken.
- Zet daarachter de maandmap van de volgende maand (December).
- Daarachter komen de dagmapjes van dagen die deze maand die al geweest zijn (1 t/m 21), inclusief die van vandaag.
- Dan volgt de rest van de maandmapjes.
Het is dus een systeem waarmee je telkens een jaar vooruit kunt werken.
Hoe werk je ermee?
Als je iets tegenkomt dat op een bepaalde dag moet gebeuren of waar je op een bepaalde dag aan herinnerd wilt worden, leg je het bijbehorende item in de map van die dag of maand. Als je er op een dag in de komende maand aan herinnerd wilt worden, leg je het item in een dagmapje, anders leg je het in het mapje van de bijbehorende maand.
Elke ochtend pak je de map van die dag (deze staat vooraan) en bepaal je wat je er moet gebeuren met de items die erin zitten. Sommige items neem je mee, andere verstuur je, bij andere hoort een actie die in de loop van de dag moet worden uitgevoerd. Die leg je eventueel in je inbox. Het mapje plaats je vervolgens achter de andere dagmapjes in de map van de volgende maand.
Als je bij het einde van een maand bent, neem je datgene dat nog in het mapje van de volgende maand zit en verspreid je dit over de verschillende dagmapjes van die maand.
Kan dit ook digitaal?
Het herinneringssysteem kan natuurlijk prima digitaal worden opgezet, bijvoorbeeld in Evernote of Outlook. Echter, er horen vaak ook fysieke items bij, zoals een factuur, een verjaardagskaartje, concertkaartjes, agendastukken, etcetera. Het is dan wel de vraag waar je die stukken laat. Die zou je in één map kunnen doen, maar het is de vraag of het dan gemakkelijk is dit item terug te vinden.
Aanwennen
Volgens mij zit het probleem in het gebruik van de Tickler-file in het feit dat je er iedere dag aan moet denken om de folder van die dag eruit te halen. Als je dat niet doet heeft het systeem geen zin en zullen je hersenen er niet op gaan vertrouwen. Door bijvoorbeeld iedere avond een briefje op een prominente plek te leggen voor de volgende ochtend, of door een alarm in te stellen op het juiste tijdstip, kun je jezelf aanleren dat je er iedere dag even in kijkt. Na een tijdje zal het dan een gewoonte worden.
Succes!