Next Actions formuleren

Iedereen heeft vast wel eens een ‘To Do’-lijstje gemaakt voor zichzelf. Dat ziet er dan misschien zo uit:

  • Klant X
  • Website
  • John
  • Bouwmaterialenhandel

Aan zo’n lijstje heb je echter niet zoveel, want wat moest je eigenlijk doen voor Klant X? Een voorstel uitwerken? Overleggen met je collega? Bellen voor een afspraak?? En wat is er met de website aan de hand? En John? Moest je iets met hem overleggen? Iets aan hem mailen?

Kortom: deze lijst is niet concreet genoeg. We doen een nieuwe poging:

  • Project Klant X afronden
  • Homepage website aanpassen
  • John bellen
  • Planken halen bij bouwmaterialenhandel

Dat is al beter.

Next Actions
Maar je kunt pas echt aan de slag met je ToDo-lijst als het echte ‘Next Actions’ zijn: De eerstvolgende fysieke handeling die je moet uitvoeren om een item op je ToDo-lijst af te handelen. Een aantal van de items in het bovenstaande lijstje blijkt dan ineens uit meerdere acties te bestaan en dus is het eigenlijk een project.

  • Bij de eerste is dat heel duidelijk: ‘Project Klant X afronden’. Er is dus een project en dat moet nog worden afgerond. Maar wat moet er dan precies nog worden gedaan? Moet er een product worden opgeleverd? Of een verslag? Wat moet daar nog voor worden gedaan? Is het verslag al af? Zijn er al afspraken gemaakt over de opleveren? Moet er nog een evaluatie of afrondend gesprek plaatsvinden over het project? Is deze al gepland?
  • En wat moet er worden aangepast op de homepage? Is er al een tekst? Is die al goedgekeurd door de juiste personen? Moeten er nog plaatjes of andere soorten informatie bij? Is dat al compleet?
  • Waarover moet je John bellen? Wat is zijn telefoonnummer eigenlijk?
  • Hoeveel planken moet je halen en hoe lang moeten ze zijn?

Pas als je dit soort vragen voor jezelf hebt beantwoord kun je daadwerkelijk aan de slag. En dan blijken de acties op de ToDo-lijst ineens heel gemakkelijk uitvoerbaar:

  • Je hebt het verslag over klant X ontvangen van Peter. Dat moet je doorlezen.
  • Verder moet je op korte termijn de klant bellen (tel.nr. 123-456789) en een afspraak maken om het verslag van Peter te bespreken.
  • De tekst van de homepage is gecontroleerd door Susan en kan worden geplaatst.
  • Je zou John bellen (tel. nr. 789-123456) om hem van advies te voorzien over de implementatie-aanpak bij een specifieke klant
  • Je moet 10 planken halen van 2 meter bij de bouwmaterialenhandel

Nu hebben we een To Do lijst met Next Actions!

Je ziet het jezelf zó doen, toch? Dat is het geheim van een Next Actions-lijst: Het denkwerk is gedaan en nu is het alleen nog een kwestie van doen. Het wordt dan veel gemakkelijker om aan de slag te gaan.

Zo kun je vaak heel eenvoudig beginnen met zelfs de meest complexe projecten waar je enorm tegenop ziet en die je al veel te lang hebt uitgesteld. Door goed na te denken over de eerste stap die je moet uitvoeren om het project op gang te krijgen (en later om er voortgang in te houden) blijkt het vaak lang niet zo moeilijk als je had gedacht.

Werkwoorden
Omdat het een echte fysieke actie is die je uitvoert moet iedere Next Action een werkwoord bevatten. Sommigen stellen zelfs als regel dat een Next Action met een werkwoord moet beginnen. Voorbeelden van werkwoorden voor Next Actions:

  • Lezen
  • Mailen
  • Overleggen
  • Testen
  • Bellen
  • Controleren
  • Downloaden
  • Kopen
Het kan ook zijn dat je geneigd bent bijvoorbeeld de volgende werkwoorden te gebruiken:
  • Implementeren
  • Installeren
  • Oplossen
  • Onderzoeken
  • Ontwerpen
  • Uitrollen
  • Verbeteren
  • Uitzoeken

In dat geval moet je nog eens goed nadenken of het eigenlijk geen project zou moeten zijn. Voor ieder actief project formuleer je vervolgens ook een Next Action die je toevoegt aan je ToDo-lijst.

Contexten
Wat mij verder altijd erg helpt is het selecteren van de juiste context voor een Next Action. Als ik voor me zie dat ik een bepaalde handeling uitvoer, bedenk ik ook bij welke van mijn ‘Contexten’ het zou passen. Dit maakt de actie nog concreter:

  • @Lezen: Verslag van Peter (Project klant X)
  • @Bellen: Klant X (tel.nr. 123-456789): afspraak maken om verslag van Peter te bespreken (Project klant X)
  • @Online: Gewijzigde tekst op homepage plaatsen (Website)
  • @Bellen: John (tel. nr. 789-123456) Advies geven over de implementatie-aanpak bij klant Y.
  • @Boodschappen: 10 planken van 2 meter halen bij de bouwmaterialenhandel (Verbouwing zolder)

In het bovenstaande lijstje zie je dat ik in de acties voor de context @Lezen en @Bellen geen werkwoord meer heb opgenomen. Dit is mogelijk omdat de context zelf al een werkwoord is. Maar als je liever gewoon het werkwoord erbij vermeldt, is daar helemaal niets op tegen.

Lijstjes per context
Je lijst met Next Actions knip je op in lijstjes per context, zodat je alleen die acties ziet die je op dat moment daadwerkelijk kunt doen. Als je aan het werk bent kun je immers geen planken halen bij de bouwmaterialenhandel. En als je thuis bent kun je de website niet aanpassen, etc.

Tenslotte zet ik zelf vaak de projectnaam aan het begin van de regel, voornamelijk om gemakkelijker de prioriteit van de Next Action voor mezelf te bepalen. De Next Actions-lijsten worden dan ongeveer als volgt:

  • @Lezen
    • Project klant X // Verslag van Peter
  • @Bellen
    • Project klant X // Klant X (tel.nr. 123-456789): afspraak maken om verslag van Peter te bespreken
    • John (tel. nr. 789-123456) Advies geven over de implementatie-aanpak bij klant Y.
  • @Online
    • Website // Gewijzigde tekst op homepage plaatsen
  • @Boodschappen
    • Verbouwing zolder // 10 planken van 2 meter halen bij de bouwmaterialenhandel
Nu kun je, aan de hand van de context waar je je in bevindt, bepalen welke Next Actions je kunt uitvoeren. Ze zijn duidelijk omschreven en je weet in ‘no-time’ wat er moet gebeuren. Nu begint het echt met ‘Getting Things Done’!

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.