Getting things done

Iedereen kent waarschijnlijk wel het gevoel dat je geen overzicht meer hebt over alles wat je nog moet doen. Je hebt nog onuitgewerkte aantekeningen van vergaderingen waar vast ook nog actiepunten in staan, en tussen de andere papieren op je bureau liggen waarschijnlijk ook nog dingen waar je iets mee moet. En wat had je net op de gang ook alweer afgesproken met die collega die je vroeg iets te doen, enneehh… laten we het over al die e-mail in je inbox maar niet hebben, laat staan over alles dat nog in je hoofd zit en je nog helemaal nergens hebt opgeschreven…

Een aantal jaren geleden bevond ik mij ook in deze situatie en vroeg ik aan mijn manager of ik niet een keer een cursus timemanagement kon doen ‘ofzoiets’… Hij liet me toen het kwadrant van Stephen Covey zien:

Op zich begreep ik het wel: alleen tijd besteden aan dat wat belangrijk is, vooral als het (nog) niet urgent is. Maar het hielp mij destijds helemaal niets. En bij alles wat ik over timemanagement las, was het uitgangspunt altijd het definiëren van wat belangrijk voor je is. Het is ook zeker goed om hier regelmatig over na te denken, maar het helpt je op korte termijn totaal niet vooruit bij je werk.

En dat is nu precies wat David Allen wél doet met zijn methode ‘Getting Things Done’.  Op een avond kwam ik de term tegen op een website en toen ik erop ging googelen ging er een wereld voor me open.

David Allen begint namelijk bij al die rommel (‘stuff’)  die op je bureau ligt en in je hoofd en mailbox zit: de ‘Runway’ zoals hij het noemt. Eerst moet de rommel van de landingsbaan zijn opgeruimd, anders heb je geen tijd om vanaf hogere niveaus naar je werk te kijken. En daar helpt hij je dus mee:

  • Je inbox leegmaken en de papieren op je bureau verwerken
  • Het op papier zetten van alles dat in je hoofd zit (‘minddump’)
  • Je acties formuleren en organiseren
  • Je eigen ‘systeem’ opzetten dat je helpt om ‘in control’ te blijven

En pas als je het gevoel hebt dat je ‘in control’ bent, laat hij je zien hoe je aan de hand van je aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden, je doelen, visie, redenen en principes, kunt bepalen wat op welk moment het belangrijkst voor je is, zodat je je acties daarmee in één lijn kunt gaan brengen.

“Precies! Dat is het!”, dacht ik. “Hier kan ik wat mee.” En ik heb direct het boek besteld en ben ermee aan de slag gegaan.

Het betekent niet dat ik me nu altijd ‘in control’ voel, maar ik weet wel hoe ik binnen een of twee uur dat gevoel weer terug heb. Dat betekent niet dat ik alles in no-time gedaan krijg, maar ik heb dan weer overzicht van wat er moet gebeuren en waar ik me op moet focussen. Ik heb een systeem waarvan ik weet dat alles erin staat waarvan ik vind dat ik er ‘iets’ mee moet. En omdat ik weet dat ik erop kan vertrouwen dat alles daarin staat, is het een stuk rustiger in mijn hoofd en kan ik me gemakkelijker focussen op waar ik mee bezig ben. Dat kan werk zijn, maar ook een gesprek met een collega waar ik met mijn volle aandacht bij kan zijn zonder dat er tussendoor allerlei dingen in me opkomen die ik moet onthouden.

Ik raad dit echt aan iedereen aan die regelmatig het gevoel heeft dat hij/zij overspoeld wordt door het werk. Maar ook mensen die al een eigen methode hebben die prima voor hen werkt, kunnen hiermee hun systeem op bepaalde onderdelen verbeteren.

Succes!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.