Eerder deze week blogde ik over de methode ‘Getting Things Done‘ en over het verzamelen van alles dat je belangrijk vindt. De tweede fase van de GTD-workflow is ‘Verwerken’ (je inbox leeg maken). Maar voordat je daarmee kunt beginnen is het belangrijk dat je een begin maakt met je eigen GTD-systeem. Tijdens het verwerken bepaal je namelijk wat je moet doen met een item uit je inbox en op basis van het antwoord
op die vraag bepaal je waar je het item in je systeem gaat bewaren. Dan is het dus noodzakelijk om eerst een aantal van die ‘opvangplaatsen’ te definiëren, oftewel de basis van je GTD-systeem te bepalen.
De ‘perfecte tool’
Op dit moment ligt er een grote valkuil op de loer: het ‘zoeken naar de perfecte GTD-tool’. Een erg leuke bezigheid, weet ik uit ervaring :-), maar probeer dit zoveel mogelijk te vermijden. Op dit punt moet je je ook afvragen of je al kúnt bepalen wat de beste tool is, terwijl je zelf nog niet hebt ervaren wat GTD voor jou inhoudt. En luisteren naar wat anderen vinden zal je niet veel verder helpen, want een GTD-systeem is persoonlijk. Wat de een handig vindt, kan voor de ander juist een bron van ergernis zijn.
Werk vs. Privé
GTD is niet alleen een systeem voor op je werk, maar je kunt het net zo goed toepassen op de dingen die je in je eigen tijd wilt doen. Om te bepalen welke tool je nodig hebt is het wel handig om vast te stellen:
- of je je werk- en privé-items in één systeem wilt hebben, of niet.
Zelf heb ik twee gescheiden systemen. Vanaf mijn werk kan ik wel direct in mijn privé-systeem, maar vanaf thuis kan ik alleen mijn werk-systeem via een VPN-verbinding met mijn computer op het werk. Op deze manier word ik privé dus niet steeds geconfronteerd met dingen die ik nog voor mijn werk moet doen. Andersom kan het wel handig zijn om voor of na het werk of in de pauze een privé-taak af te handelen. - of je eerst gaat focussen op je werk-systeem of op je privé-systeem.
Ik ben van mening dat je werk-systeem het gemakkelijkst is om op te zetten en vol te houden. Op je werk voel je je meer geneigd om efficiënt bezig te zijn dan thuis (ik tenminste wel :-)) en dus heeft je systeem daar een grotere kans van slagen.
Maar het duurt waarschijnlijk niet lang voordat je ook over een thuis-systeem zult gaan nadenken.
Een tool / meerdere tools kiezen
Een GTD-systeem bestaat vrijwel nooit uit slechts één tool. Hoewel er (betaalde) tools zijn die heel dicht bij zo’n totaaloplossing komen, is het maar de vraag of jij ieder onderdeeltje van de oplossing die die tool biedt ook daadwerkelijk zo handig vindt.
Kies een tool die je kent, bijvoorbeeld Outlook, Excel, Word of zelfs gewoon papier en pen! Papier is eigenlijk het gemakkelijkst: je kunt er niets aan instellen je weet precies hoe je ermee om moet gaan.
Om te beginnen moet je systeem in elk geval uit de volgende onderdelen bestaan:
- In je systeem moet je lijstjes kunnen maken met verschillende taken. Daarvoor kun je echt fysiek verschillende lijsten maken (bijv. in Word of op papier), of je taken filteren via een toegekende categorie (bijv. in Outlook of Excel).
- Het moet een inbox hebben. Vaak heb je meerdere inboxen. Denk bijvoorbeeld aan je fysieke inbox, je e-mail inbox, en een plek in je tool om snel losse taken te noteren die je later verwerkt in je systeem.
- Een agenda voor taken die je op specifieke dagen en/of tijdstippen moet uitvoeren (zoals afspraken of deadlines).
- Bespreeklijsten. Een lijstje met bespreekpunten voor overleggen die je regelmatig hebt bijvoorbeeld met je manager, klanten, partners, bepaalde collega’s of bepaalde overleggroepen.
- Een projectenlijst. Deze kun je op dezelfde manier aanleggen als je actielijsten. Het geeft je een snel overzicht van je lopende projecten.
- Een plaats voor projectmateriaal. Waar laat je het materiaal dat je voor een project bij elkaar wilt houden?
- Een plaats voor overig referentiemateriaal, zoals handleidingen, eindejaarsroutines, verjaardagen, telefoonnummers en adressen van contactpersonen, hotels, restaurants, vergaderlocaties, etc.
- Verder vind ik het belangrijk dat ik bij een taak of een agenda-item ook een meer uitgebreide omschrijving of notitie kan vastleggen.
- Tenslotte moet je bepalen of het waardevol is om je systeem overal bij de hand te hebben. Als je voor je werk vaak onderweg bent zal dit zeker het geval zijn, hoewel je dan ook vaak een laptop hebt, waar alles op staat. Het is dus maar de vraag of je een applicatie moet gebruiken die beschikbaar is voor verschillende platforms en daartussen kan synchroniseren.
- Als basis voor je lijstjes gebruik je bijvoorbeeld Excel. Daarin kun je één lijst maken voor al je taken en in een kolom een categorie toekennen, of je maakt voor iedere categorie een apart werkblad met een taken voor die categorie.
- Je maakt een apart tabblad voor taken die je nog niet verwerkt hebt in je systeem. Dit tabblad noem je Inbox.
- Je gebruikt een papieren agenda, of een google-agenda.
- Met de punten voor je bespreeklijsten en je projectenlijst ga je op dezelfde manier om als met je takenlijsten: ofwel je kent aan ieder bespreekpunt een persoon of overleggroep toe, of je maakt per persoon/overleggroep een apart werkblad in Excel.
- Projectmateriaal en referentiemateriaal kun je in het gewenste bestandsformaat in een map zetten op je computer of op het bedrijfsnetwerk.
- Een systeem met Excel en computer-/netwerkmappen kun je eenvoudig synchroniseren door middel van Dropbox of GoogleDocs, zodat je altijd alles bij de hand hebt.
Excel is wat dat betreft ook al een vrij uitdagende tool, omdat je geneigd bent er vanalles in te gaan bouwen met filters, validaties, voorwaardelijke opmaak en macro’s. Excel is net Lego® 🙂
Als je Word of papier als basis gebruikt, zul je de taken zowel op je lijstjes per categorie als op je lijstjes per project moeten bijhouden. Dat is dus wel iets bewerkelijker, maar waarschijnlijk het meest eenvoudig.
Als je Outlook als basis gebruikt, heb je hierin je inbox, takenlijstjes (per categorie), bespreeklijsten (via taken) en een projectenlijst (via taken) , je agenda en zelfs notities voor project- en referentiemateriaal tot je beschikking.
Denk er niet te lang over na en begin gewoon simpel en met een tool waar je gemakkelijk mee uit de voeten kunt.
Aan de slag!
