De onderwerpregel van je e-mail

Regelmatig ontvang ik mailtjes van collega’s, familie of vrienden met een nietszeggende onderwerpregel, zoals:

  • help
  • vraagje
  • actielijst.docx

Ik vraag me dan altijd af hoe iemand die zo zijn e-mail verstuurt, eigenlijk zij eigen e-mail organiseert. We krijgen tegenwoordig zo enorm veel e-mail. Hoe kun je ooit het juiste mailtje terugvinden als je er geen goede naam aan geeft? Er zit natuurlijk een zoekfunctie in Outlook, maar ook in de tekst staan niet altijd de woorden genoemd waarop je de e-mail terug kunt vinden.

Zonde dus.  Het onderwerpveld kun je goed gebruiken om de ontvanger(s) in het kort duidelijk te maken waar jouw e-mail over gaat. Hierdoor kan een ontvanger sneller beslissen wat hij met het mailtje moet doen. Voorbeelden van beter gevulde e-mailonderwerpen:
  • Help: Draaitabel toevoegen in Excel
  • Locatie laatste versie document X
  • Actielijst n.a.v. voortgangsoverleg
  •          hier kan natuurlijk vanalles staan

In Outlook is er trouwens een mooie oplossing voor mailtjes met onderwerpen zoals in het eerste lijstje. Je kunt namelijk het onderwerp van ieder mailtje wijzigen dat je hebt ontvangen (of reeds hebt verstuurd). Dit doe je als volgt:

  1. Open het mailtje in Outlook en klik in de onderwerpregel.
  2. Wijzig de onderwerpregel in de gewenste onderwerpregel. Ik probeer hierbij altijd  zoveel mogelijk intact te houden van het oorspronkelijke onderwerp.
  3. Vervolgens sla je het mailtje op, beantwoord je het of  stuur je het door.

Als het mailtje gerelateerd is aan een project, zorg ik er tevens voor dat de projectnaam in de onderwerpregel staat. Dat doe ik niet alleen bij mailtjes die ik opsla, maar ook bij mailtjes die ik verstuur. Een collega weet dan direct over welk project ik het heb zodra hij mijn mail ziet. Door dit ook te doen bij mailtjes die ik voor mezelf opsla, kan ik later gemakkelijker zoeken naar alle mailtjes van een bepaald project.
Voorbeelden van projectnamen in de onderwerpregel:

  • Project A – Help: Draaitabel toevoegen in Excel
  • Project B – Locatie laatste versie document X
  • Project B – Actielijst n.a.v. voortgangsoverleg

Allemaal voorbeelden en redenen waarom je het onderwerpveld goed zou moeten invullen. Je zult er jezelf én je collega’s (en familie en vrienden) een enorm plezier mee doen.

 

Succes met slimmer werken!

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.