Een van de belangrijkste principes van Getting Things Done is het verzamelen van alles waar je op de een of andere manier iets mee moet. Je mail verzamelt zich vanzelf in je e-mail inbox, maar voor al die losse papieren, en niet te vergeten: al die losse ideeën en afspraken die zich nog in je hoofd bevinden, zul je zelf moeten zorgen dat ze niet verloren gaan.
David Allen gebruikt hier een heel simpele, goedkope maar zeer effectieve tool voor: De fysieke inbox:
Een bakje op je bureau, dat voor jezelf binnen handbereik staat en waar ook je collega’s gemakkelijk bij kunnen als ze je kantoor binnenlopen en iets voor je willen achterlaten. Je kunt er andere bakjes onder zetten voor andere papieren of schrijfblokken, maar de bovenste is en blijft je inbox.
Ik vond dit een van de gemakkelijkste dingen om aan te leren: gewoon alles opschrijven dat je met anderen afspreekt, of wat je te binnen schiet, of wat tijdens een vergadering aan de orde is gekomen. Ik was al tot het besef gekomen dat als ik iets niet opschreef, ik het onherroepelijk ging vergeten, dus voor mij was het eigenlijk juist een bevestiging van iets dat ik bij mezelf al had waargenomen.
Het volgende is belangrijk om te beseffen bij het Verzamelen:
Het feit dat je het vastlegt en in je inbox gooit, betekent NIET automatisch dat je er ook iets mee gaat DOEN.
???? Ja! Het feit dat je het vastlegt, betekent niet dat je er daadwerkelijk iets mee gaat doen!
Het betekent alleen dat je het niet wilt vergeten. En dat je op een later moment wilt bepalen of je er daadwerkelijk iets mee gaat doen. Want daar heb je op het moment dat het in je opkomt meestal geen tijd voor. En als je het niet opschrijft, zul je zeker een aantal zaken vergeten. Je kunt nu eenmaal niet alles onthouden.
Tevens geeft het je de mogelijkheid om een ongelimiteerd aantal ideeën te hebben. Je hoeft er namelijk niet over na te denken op het moment dat het in je op komt. Je kijkt later wel of je er iets mee kunt.
En ook tijdens het werk kan een inbox je helpen je gedachten ‘vast te houden’. Als je geconcentreerd aan het werk bent kan er elk moment iets gebeuren dat je volle aandacht vraagt. Als je dan even kort de tijd neemt om op te schrijven waar je mee bezig was, kun je na de onderbreking gemakkelijker de draad weer oppakken.
Het feit dat je je ideeën onwillekeurig dumpt in zo’n inbox, betekent natuurlijk wel dat je regelmatig kijkt wat er allemaal in je inbox ligt en dat je vervolgens bepaalt wat het precies is en wat ermee moet gebeuren. Dit is wat David Allen ‘Verwerken’ noemt. De 2e stap van zijn methode ‘Getting Things Done’, waarover later meer.
Maar voor nu: Succes met verzamelen!
