GTD (10): Review

Ik heb in de vorige negen blogposts geprobeerd uit te leggen hoe Getting Things Done werkt. Het systeem wordt echter pas compleet als je ook de Review weet te integreren. Dit is waarschijnlijk het moeilijkste onderdeel, en tegelijk het meest cruciale.

Misschien ben je al een aardig eind op weg met de andere onderdelen van GTD, maar krijg je na een week of drie het gevoel dat het voor jou niet gaat werken:

  • Je verzamelt vanalles,
  • je inbox is leeg,
  • je zet al je acties netjes bij de juiste contexten,
  • je houdt je aan het gebruik van je agenda,
  • je hebt verschillende projecten gedefinieerd, en
  • je hebt al een waslijst aan Someday/Maybe’s en een grote hoeveelheid items op je ‘Wachten op’-lijst

En toch heb je geen enkel gevoel van overzicht meer. Je hebt het idee dat je lijsten alleen maar langer worden en je weet niet meer wat prioriteit heeft en wat niet. Waarschijnlijk vraag je je ook af of je wel de juiste tool gebruikt voor je GTD-systeem. Eigenlijk zou je het liefst met een andere tool helemaal opnieuw willen beginnen…

En wat zou je doen als je helemaal opnieuw zou beginnen in een nieuwe tool?

  • eerst kijk je wat er nog in je inbox staat en als er een actie uit voortkomt, geef je deze een goed plekje in je nieuwe systeem
  • je bepaalt welke andere acties je over wilt nemen in je nieuwe systeem
  • je kijkt welke acties van je ‘wachten op’-lijst al voltooid of inmiddels overbodig zijn, en welke mee moeten.
  • je bepaalt welke agenda-items moeten worden overgenomen en terwijl je dat doet, herinner je je waarschijnlijk nog een paar acties die je nog niet in je oude systeem had genoteerd. Je noteert ze snel in je nieuwe systeem, zodat je ze niet vergeet.
  • je kijkt nog eens goed naar je projectenlijst; haalt oude projecten eraf en splitst een paar projecten op omdat je het toch handiger vindt om de losse subprojecten in beeld te hebben. Je ziet dat er een project aan komt waar je nodig wat voor moet gaan plannen.
  • je kijkt opnieuw naar de lijst met contexten die je gebruikt en bepaalt of ze wel handig genoeg zijn
  • uiteindelijk zie je ook nog je Someday/Maybe-lijst. Misschien heb je geen zin om er nu over na te denken, en neem je ze een-op-een over in je nieuwe systeem. Of misschien sta je er iets langer bij stil en bekijk je één of twee categorieën wat grondiger om te zien wat mee kan naar het nieuwe systeem, en wat niet.
En dat is nou precies wat je tijdens een review moet doen! Liefst wekelijks. David Allen noemt het niet voor niets de ‘Weekly Review’.
Zelf heb ik gemerkt dat ik, als ik een week of 2-3 geen review gedaan heb,  het gevoel krijg dat ik een andere tool moet gaan gebruiken. Nadat ik dit een aantal keer bij mezelf had waargenomen, had ik eindelijk door wat er aan de hand was… ik was gewoon toe aan een review!!
Als je zo’n review gedaan hebt, voelt dat echt geweldig. Je hebt het gevoel dat je volledig ‘on top of things’ bent. Je weet precies welk werk bij jou ligt, en wat de prioriteiten van dat werk zijn. Verder weet je wat er aan zit te komen in je agenda, en heb je acties genoteerd om de zaken van de afgelopen weken af te werken. Je vertrouwt je systeem weer volledig en je hoofd voelt heerlijk rustig.
Als je dit eenmaal hebt ervaren, weet je waarom de weekly review zo belangrijk is.
David Allen: “If you’re not doing a weekly review, that’s fine. It’ll just mean that you’re reviewing 24/7”
Met andere woorden: Als je niet regelmatig een review doet, vertrouwt je hoofd niet meer op je systeem en zal hij dus proberen de review zelf te doen. En aangezien mensen hun geheugen niet goed kunnen sturen, en herinneringen in vrij willekeurige volgorde naar boven komen,  zul je 24 uur per dag bezig zijn met reviewen en krijg je geen rust in je hoofd.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.