Mijn vorige blogpost ging over het verwerken van alle ‘items’ die je verzameld hebt omdat je denkt dat je er nog iets mee wilt doen. In die post hebben we tevens gekeken naar de GTD-Workflow. Een schema waarin David Allen stap voor stap het verwerkingsproces laat zien van een ‘commitment’ die je aan een ander of aan jezelf hebt gedaan, tot aan het doen of op een lijst zetten van de bijbehorende volgende actie.
Deze acties kunnen op zichzelf staande acties zijn (bijv. ‘boek kopen voor Tom’) of onderdeel zijn van een groter geheel (‘verjaardagsfeest organiseren voor Tom’). In het laatste geval spreken we niet meer over een actie, maar over een project. Een project bestaat namelijk uit meer dan één actie.
Nu zijn er natuurlijk projecten van verschillende ordes van grootte. Maar volgens David Allen maakt dit voor het principe niet uit.
- Als je een project hebt dan zet je dit op je Projectenlijst
- Een project plan je volgens het ‘Natural planning model’:
- Een project heeft altijd een doel en kaders waarbinnen dit doel gerealiseerd moet worden (mensen, middelen). Formuleer dit doel en de kaders.
- Visualiseer succes. Hoe ziet het er uit als je dit project gerealiseerd hebt? En hoe voelt dat voor alle betrokken partijen?
- Doe een brainstorm en zet alles wat er in je op komt over dit project op papier.
Het grappige is, dat zodra je punt 2 doet, het visualiseren, je hersenen automatisch allerlei dingen gaan bedenken over het project. Maak daar dus gebruik van en…. COLLECT! Zet ze op papier! - Organiseer de ideeën die je op papier hebt gezet. Je zult zien dat als je naar het resultaat van je brainstorm kijkt, je hersenen automatisch beginnen met het prioriteren en plannen van deze ideeën. En dan wordt het nog beter, want dan gaat je brein ook nog de gaten zien en deze opvullen met de juiste acties of aandachtspunten.
- Stel vast wat de eerstvolgende acties zijn.
Je hebt nu alles georganiseerd op papier staan en je kunt dus vaststellen welke acties als eerste moeten gebeuren.
Onthoud één ding:
Je kunt niet van tevoren alle acties van je hele project uitdenken. Wel kun je vaststellen wat de belangrijkste zaken zijn die gerealiseerd moeten worden. Welke acties daar echter voor nodig zijn, zal vaak pas duidelijk worden op het moment dat je met die onderdelen van het project aan de slag kunt. Pin jezelf dus niet vast op het van tevoren bedenken van alle details, maar geef er pas aandacht aan als het daadwerkelijk aan de orde komt.
Met name als je naar stap 3 en 4 kijkt, begrijp je waarschijnlijk waarom David Allen dit het ‘Natural planning model’ heeft genoemd. Je brein plant namelijk van nature op deze manier. Dit is iets waar je brein van nature goed in is. Niet in het onthouden van allerlei dingen, maar in het plannen en organiseren.
Subprojecten
Grote projecten kunnen uit Subprojecten bestaan. Bijvoorbeeld als je gaat verhuizen en er moet het een en ander verbouwd worden. Het grote project heet dan bijvoorbeeld ‘Verbouwing nieuwe huis’ en de subprojecten heten bijvoorbeeld: ‘Keuken verbouwen’, ‘Werkkamer inrichten’, ‘Tuin inrichten’. Deze subprojecten kunnen stuk voor stuk weer als zelfstandige projecten worden gezien, met een eigen doel en een eigen planning.
Je kunt zelf bepalen of en hoe je deze subprojecten op je Projectenlijst zet. Je kunt ervoor kiezen om alleen het hoofdproject op te nemen op de Projectenlijst en de subprojecten alleen te beheren in de projectondersteunende materialen van het hoofdproject. Maar je kunt ook de subprojecten bij het hoofdproject op de Projectenlijst plaatsen. Hierin bepaal je zelf wat je wilt. Als je de onderdelen van een project maar vaak genoeg ziet om het goed te kunnen realiseren.
Projectondersteunende materialen
Als je met een project bezig bent, heb je vaak allerlei materialen die ondersteunend zijn aan het project. Bijvoorbeeld:
- de mindmap van je brainstorm.
- De lijst met acties die allemaal nog moeten worden uitgevoerd, maar nu nog niet.
- De tijdsplanning in MS-Project
- Verslagen van projectbijeenkomsten
- Ruwe schetsen of goedgekeurde ontwerpen
- Nieuwe ideeën of voorbeelden van mogelijke uitwerkingen die je bent tegengekomen
Het kan dus vanalles zijn. Echter:
- De projectmap mag niet de enige ‘reminder’ zijn dat je dit project hebt. Zorg er dus voor dat het project ook op je projectenlijst staat.
- De Next Actions van je project, mogen niet alleen in de projectmap ‘verstopt’ zitten, maar moeten ook op je Next Actions-lijst staan.
Let op: je maakt hierbij onderscheid tussen echte Next Actions, en acties die later tijdens het project aan bod zullen komen. De laatste staan juist wel alleen in je Projectondersteunende materialen.
Kort samengevat:
- Een project zet je op je projectenlijst, al dan niet samen met de subprojecten van het project.
- Je plant het project volgens het ‘Natural planning model’.
- De Next Actions van het project gaan op je Next Actions lijst (actief geformuleerd en gebonden aan een @context)
- De projectondersteunende materialen doe je bij elkaar in een map
Met name stap 1 en 3 zijn in het begin erg belangrijk. Daarmee creëer je voor jezelf overzicht over wat je te doen staat. Zodra je dat op orde hebt, kun je je verder verdiepen in stap 2 en 4 om ook die skills te verbeteren.
In de tiende en laatste post van deze serie leg ik uit hoe je je systeem up-to-date houdt en hoe je ervoor zorgt dat je er echt op gaat vertrouwen. Dat laatste is nodig om echt rust in je hoofd te creëren.
