GTD-serie (8): Verwerken

De vorige post ging over het gebruik van inboxen voor het verzamelen van alles dat op je pad komt. Dat is de eerste fase van het GTD-proces: ‘Verzamelen’.

Nu gaan we het hebben over de 2e fase: ‘Verwerken’.

Ik vind dit zelf een van de belangrijkste toevoegingen van David Allen aan methodieken voor time-management. In tegenstelling tot andere methoden zet David Allen namelijk haarfijn uiteen wat het denkproces is dat iedereen onbewust doorloopt, op het moment dat je beslist wat er moet gebeuren bij iets dat op je pad is gekomen (oftewel: iets dat in de inbox zit).

David Allen heeft dit ‘denkproces’ in een schema gezet, waarmee hij het proces expliciet maakt, en waardoor je het gemakkelijk stap voor stap kunt volgen.

Dit is dé manier om je mailbox te legen, je bureau en andere stapels op te ruimen. ‘Clear the runway’, zoals David het zegt. Het zijn de dingen (‘stuff’) die je op dit moment bezighouden. Zo lang je daar geen orde in hebt, heb je geen idee wat er eigenlijk allemaal ‘op je bord ligt’.

Pak maar eens een item uit je inbox. De eerste vraag die je jezelf nu automatisch zult stellen is:

“Wat is dit?” Je had dit zelf misschien niet eens door, maar je deed het wel. Je stelt voor jezelf vast wat het is en wat het voor je betekent.

De volgende vraag is: “Moet ik hier iets mee doen?”

Als het antwoord “Ja” is, dan volgt de belangrijkste vraag van de GTD-methode:

“What’s the next action?”, oftewel: Wat is de eerstvolgende actie?
De eerstvolgende actie is de eerstvolgende FYSIEKE actie die je kunt doen. Het beantwoorden van deze vraag is cruciaal voor het gemak waarmee je later de actie zult uitvoeren.
Het is lang niet altijd eenvoudig om deze vraag te beantwoorden. Je denkt vaak te snel dat je er bent.

Voorbeeld:

Je wilt de garage opruimen, dus je zet ‘Garage opruimen’ op je actielijst.

Echter, als je je dan met veel moeite ertoe hebt gezet om de garage te gaan opruimen, kom je erachter dat die grote ijskist er nog steeds in staat, die er eerst uit moet om überhaupt wat ruimte te hebben. Hmmmm…..

Nu herinner je je dat je afgelopen week van een collega hoorde dat Peter deze ijskist misschien wel kon gebruiken. Nu je dus even wat dieper hebt nagedacht kom je tot de conclusie dat het geen zin heeft om ‘garage opruimen’ op je actielijst te zetten. Je kunt veel beter de actie ‘Peter bellen over ijskist’ op je @Bellen -lijst zetten!

Pffieuw! Hoef je dus nog even niet in die garage aan de slag totdat Peter de ijskist daadwerkelijk heeft opgehaald 🙂

Zoals je ziet kon je in het bovenstaande voorbeeld direct aangeven welke context van toepassing was op de actie. Bedenken welke context van toepassing is, helpt je vaak bij het vaststellen van de eerstvolgende actie.

Als je eenmaal hebt bepaald wat de eerstvolgende actie is, is de rest van het schema gemakkelijk te volgen. Maar hoewel alles gemakkelijker wordt na het vaststellen van de eerstvolgende actie, kun je toch over ieder onderdeel in het schema nog wel het een en ander vertellen. Sommige onderdelen zul je herkennen, zoals de calendar, waiting-for lijst, en de someday/maybe -lijst.

Één onderdeel heeft nog vrijwel geen aandacht gehad in mijn blogposts. Dat zijn Projecten. Dit onderwerp zal ik de volgende keer behandelen.

<< Terug naar de inhoudsopgave van deze serie

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.