GTD-serie (7): Verzamelen, verzamelen en nog eens verzamelen

In de vorige blogposts heb ik verteld hoe je kunt beginnen met GTD en welke lijsten je voor jezelf moet opzetten. Een van de belangrijkste onderdelen hebben ik echter nog niet besproken: Je INBOXEN!

INBOXEN ?? Er zijn er dus meer?

Ja! En als het goed is heb je dit ook al gemerkt.

Want hoewel veel van je werk misschien binnenkomt via je mailbox, zijn er ook vergaderingen, collega’s die binnenlopen, klanten die bellen, en natuurlijk al die ideeën die je zelf nog eens bedenkt.
Zorg er dus voor dat je op je bureau (op je werk en ook thuis!) een bakje hebt staan die als fysieke inbox fungeert.

Maak aantekeningen op losse blaadjes die je vervolgens in je inbox legt om ze later te verwerken. Dit kunnen kleine blaadjes zijn, of van A5 of A4 formaat. Hoe groter de blaadjes zijn, hoe meer kans je hebt dat je er aantekeningen op maakt van allerlei verschillende afspraken. Het is dan later lastiger om deze aantekeningen te verwerken.

Zorg ervoor dat ook alles dat collega’s op je bureau neerleggen in je inbox terecht komt. Hierdoor verzamel je alle fysieke documenten of andere objecten waar je nog een beslissing over moet nemen op één plaats. Als het een dik dossier betreft of iets anders dat niet in je inbox past, leg dan een blaadje in je inbox met een verwijzing naar het object en leg het object zelf op een plaats waar je het vrij snel bij de hand hebt, maar waar het verder voor je werk niet in de weg ligt.

Leg echt zoveel mogelijk vast. Denk niet: Dat onthoud ik wel, want dat zal in principe niet gebeuren, omdat je hersenen continu met nieuwe informatie te maken hebben. Zoals je misschien weet kun je zo’n 7 +/- 2 items tegelijk onthouden. Als het er meer worden gaan je hersenen ‘at random’ ruimte maken voor die nieuwe items. Probeer dus iets dat je bedenkt of toezegt zo snel mogelijk vast te leggen. Als je een rondje door het bedrijf maakt, is het handig om altijd een klein schrijfblokje hiervoor mee te nemen. Mocht je toch een keer zonder zitten, vraag dan je collega of hij/zij je hierover een mailtje stuurt. Dan komt hij in je mail-inbox en kun je het alsnog verwerken.

Je denkt misschien: “Maar als ik iets opschrijf, dan betekent dat, dat ik er iets mee moet…”

Dat is niet waar. Het enige dat je doet is: ervoor zorgen dat je een gedachte, idee of afspraak onthoudt, tot er een moment komt dat je kunt beslissen wat je ermee wilt:

  1. een project ervoor maken, en de eerstvolgende actie benoemen,
  2. een ‘losse’ eerstvolgende actie definiëren die je binnenkort wilt uitvoeren,
  3. wel of niet op een bepaalde dag of bepaald tijdstip,
  4. opnemen op je lijst van dingen die je later of misschien gaat doen,
  5. opslaan als referentiemateriaal of in je archief,
  6. of toch alsnog weggooien.

Het nemen van een beslissing over een item in je inbox noemen we: VERWERKEN.

David Allen presenteert in zijn boek een schema dat weergeeft hoe dit ‘verwerken’ verloopt. Dat zal ik in mijn volgende post uitgebreid behandelen.

<< Terug naar de inhoudsopgave

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.