GTD-serie (6): Het gebruik van contexten

Je kent nu de basisprincipes van GTD en je weet welke lijsten je nodig hebt, en waarvoor je agenda gebruikt moet worden. We gaan nu verder met de lijst met ‘eerstvolgende acties’.

Je ‘eerstvolgende acties’-lijst indelen op basis van context
Als je al bent begonnen met het gebruiken van een eerstvolgende acties-lijst, dan heb je misschien gemerkt dat deze behoorlijk lang en onoverzichtelijk kan worden, en dat je vaak acties tegenkomt die je op dat moment niet kunt uitvoeren omdat je niet op de juiste plaats bent of omdat je de juiste tools niet voorhanden hebt.

Het is een belangrijk gegeven dat David Allen onderkend heeft toen hij de methode bedacht. Hij geeft aan dat je je actielijsten het beste kunt indelen naar context. Context wil zeggen: de situatie waarin je je bevindt en de tools die je daarbij voorhanden hebt.

Als je op kantoor bent, heeft het geen zin om taken te zien die je eigenlijk thuis moet doen. En als je in de stad bent, wil je graag weten wat je allemaal moet kopen, en niet de taken die je alleen thuis of op kantoor kunt uitvoeren.
En als je voor een taak een computer met internet-verbinding nodig hebt, dan heeft het geen zin als je deze ziet als die verbinding niet voorhanden is (bijv. in een vliegtuig).

Verder kun je contexten gebruiken voor zaken die je met anderen wilt overleggen. Bijv. @Tom @Peter @Jim, maar je kunt ook een @Overleg context gebruiken met daarin taken die je ‘Tom’, ‘Peter’, ‘Jim’ noemt en waarin je alle punten verzamelt die je met hen wilt bespreken.

Als je een papieren systeem gebruikt kun je voor iedere context een aparte lijst maken. Hetzelfde geldt als je met Word werkt. Je zet ze in aparte documenten, of je zet ze op verschillende pagina’s in je ‘Eerstvolgende acties’-document. In Excel kun je met verschillende tabbladen werken, of als je alles in één lijst hebt staan, dan kun je in een extra kolom aangeven in welke context de actie moet worden uitgevoerd. In Outlook kun je werken met categorieën. Aan iedere taak kun je een categorie toekennen. In computer-based systemen is het handig om voor de contextnaam een @ te zetten. Hierdoor staan je contexten altijd bij elkaar, bovenaan in een lijst:

@Thuis @Kantoor
@Overal @Boodschappen
@Telefoontjes @Overleg
@Computer @Online
@Lezen/beoordelen

De laatste context ‘@Lezen/Beoordelen’ is ook een handige context om te gebruiken. Op die lijst kun je verwijzen naar documenten die je nog wilt/moet lezen. Zorg ervoor dat deze documenten geprint zijn en dat je ze bij je hebt in een leesmap, zodat je ze op elk moment kunt bekijken. Bijvoorbeeld als je ergens op je volgende afspraak zit te wachten.
Je kunt ook alleen deze map als trigger gebruiken om de actie uit te voeren, en dit niet ook nog eens bijhouden in een @Lezen/beoordelen lijst.

De contexten die hierboven staan zijn slechts een leidraad. Bepaal zelf hoeveel en welke contexten je nodig hebt. Het kan ook zijn dat je je privé en je werk in verschillende systemen onderhoudt. In dat geval heb je op in het systeem voor je werk wellicht geen @Thuis- en @Boodschappen-contexten nodig.

Het kan even duren voordat je precies weet welke contexten voor jou het handigst zijn. Kijk in het begin regelmatig of er contexten zijn die je nooit gebruikt. Maar let ook op of er lijsten zijn die je nog eens gaat scannen nadat je de acties al goed had geformuleerd en een context had toegekend. Waar filter je nu alsnog op? Dat is misschien een nieuwe context die je moet gaan toepassen…

VOLGENDE KEER: Verzamelen, verzamelen en nog eens verzamelen

<< Terug naar de inhoudsopgave

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.