GTD-serie (5) – De Agenda

In de vorige blogpost heb ik uitgelegd welke 4 belangrijke lijsten je nodig hebt voor GTD. Naast deze 4 lijsten heb je ook een agenda nodig.

Agenda

Je agenda is eigenlijk je ‘harde landschap’ van de dag. Alles dat daarin staat moet per sé die dag gebeuren, wel of niet op een specifiek tijdstip, of is iets waar je op die specifieke dag aan herinnerd wilt worden.

Let op: Zet in je agenda geen taken waarvan je denkt dat je er op die dag aan toe zult komen. Je hebt misschien al de ervaring dat deze taken vaak weer worden doorgeschoven naar een volgende dag. Zorg er dus voor dat in je agenda alleen dingen staan die je absoluut op die datum moet doen of weten:

• Tijdspecifieke acties
  Acties die plaatsvinden op een specifieke dag en op een specifiek tijdstip, zoals vergaderingen, bezoek aan klanten, kinderen ophalen, sporten, etc.
• Dagspecifieke acties
  Acties die plaatsvinden op een specifieke dag, maar zonder een specifiek tijdstip, zoals iemand (terug)bellen, een verslag aanleveren, etc.
• Dagspecifieke informatie
  Informatie waar je aan herinnerd wilt worden op die dag, zoals een naderende deadline, afwezigheid van een belangrijke collega, een systeem dat wordt onderhouden en dus buiten gebruik is.

Alleen op die manier zullen je hersenen je agenda gaan vertrouwen als iets dat ‘keiharde’ afspraken en informatie bevat.

VOLGENDE KEER: Je ‘eerstvolgende acties’-lijst indelen op basis van context

<< Terug naar de inhoudsopgave