GTD-serie (3): Hoe begin ik met GTD?

Dit is de derde blogpost in een serie over GTD. In de eerste post heb ik verteld waarom je met GTD zou beginnen en in de tweede blogpost heb ik een aantal belangrijke uitgangspunten en principes van GTD genoemd. Maar nu gaan we echt aan de slag!

Hoe begin ik met GTD?

Zelf ben ik ooit begonnen met het leegmaken van mijn mail-inbox. Dat gaf een geweldig gevoel en ik was verbaasd over hoe snel ik eigenlijk zo’n 200 e-mails had weggewerkt. Dankzij onze systeembeheerders mocht er slechts een maximum aantal Mb in mijn mailbox zitten. Daardoor viel het aantal e-mails dat ik moest verwerken gelukkig mee.
Maar ik hoor je denken:

Mijn inbox LEEG maken??? Onmogelijk!

1. Er zitten honderden, duizenden emails in!
2. Als ik mijn email in andere mappen zet, zie ik niet meer wat ik er nog mee moet doen. Out of sight, out of mind. Dat gaat geheid fout!

Beide problemen zijn begrijpelijk, maar voor beide is een oplossing.

1. Maak een map: “Uitzoeken” of “Oude inbox” en zet daar alle e-mails in van bijv. alles dat ouder is dan een maand. Bepaal hier je eigen grens in. Tot waar verwacht je nog vragen waar je echt iets mee moet?
Hoeveel e-mails staan er nu nog in je inbox? Tot zo’n 200 – 250 e-mails is geen probleem. Die kun je gemakkelijk wegwerken met de methode die je gaat leren.
De oude e-mails verwerk (in delen) je zodra je daar aan toe bent.

2. Ga werken met een takenlijst/actielijst.
Zodra je een e-mail hebt bekeken en je besluit dat je er nog iets mee wilt doen, maar niet nu direct, dan noteer je hiervoor een actie op je actielijst.

Let op: Het is niet voldoende om de e-mail naar een ‘Actie’ of ‘ToDo’ map te slepen. Je ziet daar namelijk alleen het onderwerp van de e-mail.
Het is belangrijk dat je voor jezelf de eerstvolgende actie formuleert die je moet doen t.a.v. deze e-mail.
Als je dat niet doet, zul je later de e-mail opnieuw moeten lezen en alsnog moeten bepalen wat precies de eerstvolgende actie is die je moet doen. Dat kun je dus beter doen op het moment dat je de e-mail verwerkt!

Let op: Een actie bevat ALTIJD een werkwoord, bijv:

Bel Mail
Zoek Koop
Beoordeel Verzamel
Overleg met Lees
Ontwerp Structureer

Enkelvoud of meervoud maakt niet uit: Bellen / mailen / overleggen met / kopen.
“Bel David”of “David bellen”.

Takenlijsten? Waar zet ik die neer?

Als je je mail al in Outlook ontvangt, zou je de takenlijst van outlook kunnen gebruiken, maar lijsten op papier zijn ook prima. Of in Word of Excel. Het gaat erom dat je de lijsten bij de hand hebt op het moment dat je je taken wilt bekijken.

Op Internet zijn er nog eens honderden sites en programma’s te vinden voor takenbeheer. Voordat je deze gaat bekijken, zou ik zeggen: begin met een tool die je goed kent en vertrouwt.
Als straks blijkt dat die tool op de een of andere manier tekort schiet, kun je alsnog gaan kijken naar andere tools.

VOLGENDE KEER: Vier soorten lijsten

<< Terug naar de inhoudsopgave

2 Comments

  1. Pingback: GTD-serie (2): Belangrijke uitgangspunten en principes

  2. Pingback: GTD-serie (4) – Vier belangrijke lijsten

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.