Dit is de vierde blogpost in een serie over GTD. Bekijk mijn vorige posts, om te lezen waarom je met GTD zou moeten beginnen, wat de belangrijkste uitgangspunten en principes zijn en hoe je daadwerkelijk begint. Als je begint met GTD is een van de eerste stappen die je doet, het opzetten van je eigen takenlijsten. Er zijn 4 belangrijke lijsten die je moet opzetten:
| Een lijst met Eerstvolgende Acties (‘Next actions’) Hierop zet je alle acties die je wilt uitvoeren, omdat je dit hebt toegezegd, aan je zelf of aan iemand anders. Let er daarbij op dat je echt een actie hebt geformuleerd. Zorg ervoor dat je een werkwoord gebruikt bij het omschrijven van de actie. Bepaal bij iedere actie tevens waar en waarmee je de actie zult uitvoeren: Thuis, op kantoor, in de stad, met een telefoon, met een computer, met een internet-verbinding, etc. David Allen noemt het ‘Contexten’. Het bepalen van de context, zal je tevens helpen om de actie helder te formuleren. Door er een context aan toe te kennen, zie je jezelf het eigenlijk al doen! | |
|
|
|
| Een ‘wachten op’-lijst Hierop zet je alle acties die je aan anderen hebt gevraagd te doen. Bijvoorbeeld een antwoord op een mail, een verslag, een telefoontje dat je verwacht, etc. Er bestaat een instructie waarmee je door een [w] toe te voegen in je mails, ervoor kunt zorgen dat zo’n mail bij het verzenden automatisch wordt verplaatst naar een aparte map. In het voorbeeld is dit een e-mailmap, maar het zou volgens mij ook de takenmap in Outlook kunnen zijn. Zelf ben ik echter niet zo enthousiast over deze methode, omdat Outlook ook de e-mail verplaatst als er al het een en ander heen en weer is gemaild. Aangezien de conversatie in de e-mail steeds wordt aangevuld, kan het zijn dat de [w] dan al in een van de eerste berichten staat , dus zal Outlook iedere keer het bericht verplaatsen naar de ‘Wachten Op’-folder. | |
|
|
|
| Een Ooit/Misschien-lijst Hierop zet je alle acties waarvan je nog niet zeker bent of je ze wilt doen, of je wilt ze nu nog niet doen en je wilt niet dat ze tussen je ‘eerstvolgende acties’-lijst staan. Deze lijst geeft je de mogelijkheid om ongelimiteerd te blijven fantaseren over alles wat je zou kunnen doen. Door de lijst regelmatig te bekijken, bepaal je wanneer je items van deze lijst naar je ‘eerstvolgende acties’-lijst verplaatst en ze dus op korte termijn gaat uitvoeren. Of misschien besluit je er niets meer mee te doen en gooi je ze weg. Of je laat ze gewoon staan…voor ooit… of misschien… | |
|
|
|
Een Projecten-lijstAlles dat meer dan één actie kost om te voltooien noemen we een Project. Om een goed beeld te hebben van al je projecten:
|
VOLGENDE KEER: De agenda
Pingback: GTD-serie (3): Hoe begin ik met GTD?
Pingback: GTD-serie (5) – De Agenda
Pingback: GTD-serie (6): Het gebruik van contexten