E-mail Subject

Vandaag kwam ik weer eens een artikel tegen over het het belang van een goede onderwerpregel in de e-mails die je verstuurt.

Ik ben het hier hardgrondig mee eens en erger me ook al tijden aan mails met als onderwerp:

– “vraagje”
– “zoals gevraagd”
– “ter info”

of zelfs een lege onderwerpregel !! Hoe moeten ik zo’n mailtje ooit terug kunnen vinden? Heb je dat zelf nou nooit, dat je bij zo’n mailtje denkt: “nou, lekker voor de archivering…”

Dan heb je natuurlijk ook mensen die zeggen dat ze niet echt archiveren, maar gewoon altijd de zoekfunctie gebruiken. Ik geef ze op zich groot gelijk, maar het argument gaat niet op! Want wat zie je in de resultatenlijst van je zoekopdracht…. juist ja: de onderwerpen van de e-mails!

Aan collega’s van wie ik de meeste mail krijg heb ik al eens gevraagd om bijv. de projectnaam, klantnaam, registratienummer (van een klantmelding,klantverzoek,testbevinding, etc.) in het begin, of in elk geval ERGENS in het onderwerpveld te vermelden. Zelf doe ik vaak:

“Klant X: ….” of
“Project Y: ….” of
“TB9012: ….” (TB = testbevinding)

Ik moet zeggen dat het aardig werkt, hoewel een herinnering bij sommige collega’s misschien wel een keer op z’n plek is.

Op bovengenoemde site stond overigens nog een link naar een artikel met een goede toevoeging aan deze werkwijze:

Efficiënt gebruik van e-mail subjects en prefixes

Die vind ik nog beter.

Misschien moet ik maar eens een ‘verbetervoorstel’ doen bij ons:

“VRG: Klant X: …… ?”
“FYI: Project Y: …..”
“ACT: TB9012: ….”

FYI, VRG en ACT zijn eigenlijk de enige aanleidingen voor het sturen van mail. Het laat je dus tevens nadenken over de vraag óf je het mailtje wel naar deze personen moet sturen…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.