Opschonen

Ik gebruik Evernote als mijn grote verzamelbak van artikelen, aantekeningen, notities, ideeën, concepten, handleidingen, enzovoort. 

Evernote is een app om notities in te bewaren. Een notitie kan dus ook een artikel bevatten dat ik direct vanuit mijn browser in Evernote kan opslaan. De notities kun je ordenen in notitieboeken en je kunt er labels aan hangen zodat je ze gemakkelijker terug kunt vinden. 

Continue Reading

Maak gebruik van checklists

Als je projecten hebt die regelmatig terugkomen en vaak uit dezelfde taken bestaan kun je gebruikmaken van een checklist voor deze projecten. Het opstellen van een checklist is eigenlijk het denkwerk dat je vooraf doet, waardoor het ‘doen’ op het moment dat het moet gebeuren, gemakkelijker gaat. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld checklists voor het maken van een boodschappenlijstje en voor het opleveren van documentatie bij een software-release.

Boodschappenlijstje
Ik doe de meeste boodschappen wekelijks en dit betekent dat ik dus eens per week de koelkast en andere kastjes en laatjes doorkijk om te zien wat ik allemaal moet halen. Echter, als ik dit redelijk ad hoc zou doen, is de kans groot dat ik wat vergeet; met name de dingen die ik niet zo vaak hoeft te halen. Daarom heb ik een excel-lijst gemaakt, die bestaat uit 3 kolommen:

  • aantal: hoeveel moet ik er meenemen
  • wat: wat moet ik meenemen
  • waar: waar koop ik dit?

Ik doe mijn boodschappen in een aantal verschillende winkels. Door de naam van de winkel op te nemen in de checklist, kan ik in Excel filteren op de naam van de winkel. Hierdoor kan ik eenvoudig een boodschappenlijstje per winkel maken. In mijn GTD-systeem heb ik namelijk een taak per winkel gemaakt, die wekelijks terugkeert. Ik kopieer vervolgens het gefilterde boodschappenlijstje uit Excel en plak het in de notitie van de terugkerende taak. Dan filter ik het lijstje op een andere winkel en kopieer de boodschappen die dan verschijnen naar de taak van die winkel. Iedere taak die ik opsla wordt automatisch gesynchroniseerd met mijn smartphone, dus voilà: ik ben klaar om op pad te gaan.

Opleveren documentatie
Bij het maken van documentatie is er eveneens een vast aantal stappen te doorlopen. Een aantal daarvan vergeet ik eigenlijk nooit, maar met name de taken die ná de deadline van het opleveren nog moeten gebeuren (publiceren op ons intranet, definitieve teksten tevens verwerken in ons meldingensysteem) wilde ik nog wel eens vergeten.  Doordat ik nu een checklist heb gemaakt van alle taken die horen bij het maken van documentatie voor een software-release, gebeurt dat niet meer.

Naast deze lijst met standaardtaken per project, werk ik tevens met een lijst waarin per melding die verwerkt moet worden is aangegeven of een bepaalde fase is voltooid of niet. Dit is met name handig als er tegelijk voor verschillende projecten documentatie moet worden geschreven. Per melding kunnen er namelijk nog zo’n zes verschillende dingen aan de hand zijn, voordat deze door mij is afgehandeld. Aangezien een release uit enkele tientallen meldingen kan bestaan, is het handig om per melding de status bij te houden, om er zeker van te zijn dat ik niets vergeet. Daarvoor gebruik ik een excel-sheet die in feite ook een checklist is.

Vakantie
Je kunt ook een checklist maken voor alles dat je moet inpakken voor je vakantie.  In plaats van iedere keer opnieuw te moeten verzinnen wat je mee moet nemen, waarbij de kans groot is dat je iets vergeet, kun je gewoon die checklist erbij pakken en deze langslopen.  Je zou deze checklist bijvoorbeeld in je koffer kunnen bewaren, zodat je hem direct bij de hand hebt als je je koffer moet inpakken.

Wekelijks onderhoud
Het wekelijks onderhoud is eigenlijk ook zo’n vast takenlijstje dat minmaal één keer per week moet worden doorlopen. Ook hier zou je dus een lijst met standaardtaken van kunnen maken, of je maakt één taak met daarin een opsomming van de stappen.

Zo zie je dat checklists op allerlei manieren je werk gemakkelijker kunnen maken. Het gaat erom dat het denkwerk al gebeurd is (bij het opstellen van de takenlijst) en dat het vervolgens alleen nog gaat om het ‘doen’; het uitvoeren van de taken.

 

Succes!

 

 

Welke contexten gebruik je om je takenlijst op te splitsen?

Eén van de kenmerken van David Allen’s methode is het gebruik van contexten voor het opsplitsen van je lijst met next actions. Een context geeft een plaats aan waar je moet zijn om de taak uit te voeren (thuis, kantoor A, kantoor B) of een tool die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak (internet, laptop, telefoon, bepaald programma). Door je lijst met next actions op die manier in te delen, hoef je alleen maar naar de acties te kijken die op dat moment van toepassing zijn, gezien de locatie waar je bent en de tools die je voorhanden hebt. Hierdoor wordt het lijstje waar je op een bepaald moment naar kijkt een stuk overzichtelijker, waardoor je je een stuk rustiger voelt. Je hoeft je niet druk te maken over taken waar je op dat moment toch niets aan kunt doen.

Overzicht
Pas geleden was mijn laptop kapot en ik had een aantal taken die ik alleen op die laptop kon uitvoeren. Andere taken, waarvoor ik alleen online hoefde te zijn, zoals bloggen, konden wel gewoon doorgaan. Doordat ik in mijn GTD-systeem voor thuis de context @laptop of @online had toegevoegd aan mijn taken, wist ik precies welke taken ik wel en niet kon doen op het moment dat ik niet de beschikking had over mijn laptop. Hetzelfde geldt voor taken die je alleen thuis kunt doen (@thuis), of waarvoor je in de stad moet zijn (@stad).

Persoonlijk
Hoeveel contexten je gebruikt verschilt sterk per persoon. Het ligt er waarschijnlijk aan hoe sterk je omgeving kan verschillen tijdens je werk (of privéleven). Werk je voornamelijk op een kantoor, dan heb je waarschijnlijk niet veel contexten nodig. Of misschien ben je juist veel onderweg. Hoewel het niet is aan te raden, is het nog mogelijk om te bellen in de auto. Gebruikmaken van Internet is echter vrijwel onmogelijk en zeker niet veilig als je zelf achter het stuur zit. Tijdens een treinreis ben je wellicht het grootste deel van de tijd wel binnen het bereik van een netwerk zodat je kunt bellen en internetten, maar in een vliegtuig kun je alleen aan je offline taken werken. Afhankelijk van al die situaties waarin je je taken wilt uitvoeren, richt je ook je contexten in.

Het is dus een volledig persoonlijke keuze. Meg Edwards (David Allen Company) zei in de vele podcasts die ik heb geluisterd altijd: “Use as few as possible, but as many as you need”.

Om mee te beginnen
David Allen zelf raadt beginnende gebruikers aan de volgende contexten te gebruiken:
@telefoon
@computer
@boodschappen
@kantoor
@thuis
@agenda’s (voor bespreeklijstjes)
@lezen/beoordelen

Sommigen werken echter alleen met:
@kantoor
@thuis
@stad

Next actions formuleren aan de hand van je contexten
Zelf heb ik naast een aantal gebruikelijke contexten (zoals @Home, @Office, @Overleg) ook contexten genoemd naar de programma’s die ik erbij gebruik:
@QMS (ons meldingensysteem)
@Flare (waarin ik helpfiles ontwikkel)
@Word (waarin andere documentatie wordt geschreven)
@App (uitzoeken in een van de applicaties die wij ontwikkelen)

Doordat ik bij iedere next action ook direct bepaal welke context erbij hoort, wordt het gemakkelijker de next action goed te formuleren. Zolang ik er nog geen context aan kan koppelen, is dat voor mij een teken dat ik de taak nog niet specifiek genoeg heb geformuleerd.

Evalueren: Gebruik je wel de juiste contexten?
Het is goed om je systeem regelmatig te evalueren, dus ook de contexten die je gebruikt. Ik heb inmiddels gemerkt dat het gebruik van zoveel contexten alleen handig is als ik ook echt vanuit die contexten zou bepalen welke acties ik wel en niet ga doen. Bij mij blijkt dat momenteel niet het geval te zijn. Ik merk dat ik mijn taken niet uitvoer op basis van de tool die daarvoor nodig is. Ik bepaal vanuit het project waar ik mee bezig ben, en op welk moment ik welke taken uitvoer. Vervolgens start ik de tool die ik daarvoor nodig heb.

Teveel contexten
Het gebruik van zoveel contexten blijkt voor mij dus nutteloos te zijn en er schuilt zelfs een gevaar in. Ze zorgen er namelijk voor dat mijn next actions versnipperd raken over te veel  ‘sublijstjes’, waardoor ik geen goed overzicht meer heb. Hierdoor zet ik gemakkelijk teveel taken op mijn next actions lijst, terwijl ik sommige daarvan beter op mijn Someday/Maybe-lijst had kunnen zetten. Door met minder contexten te werken, ben ik geneigd minder taken op mijn lijst met next actions te zetten waardoor die lijsten overzichtelijker blijven.

Flexibel
GTD schrijft niet voor dát je contexten moet gebruiken en welke contexten dit zijn; dat is helemaal aan jezelf. Ze kunnen het voordeel opleveren dat je alleen maar naar de taken kijkt die je op dat moment kunt doen, maar ze kunnen ook zorgen voor teveel versnippering van je taken. Kijk wat voor jou het beste werkt en evalueer dit regelmatig.

 

Succes!