Productiviteit

Ik ben zelf een enorme chaoot. Sommigen die mij kennen vallen misschien van hun stoel als ze dit lezen, maar het is echt waar. Ik heb een systeem nodig om me te herinneren aan de dingen die ik moet doen. Zonder zo’n systeem kan ik niet alleen afspraken vergeten, maar ook complete projecten waar ik al aan was begonnen, omdat er altijd weer nieuwe ideeën zijn, nieuwe interessante dingen om me mee bezig te houden, om uit te zoeken of uit te proberen. 

Continue Reading

Yes! Sorteringen per lijst in Toodledo

toodledo_vinkToodledo is een taakmanager die je op allerlei manieren kunt ‘inrichten’, waardoor deze ook erg geschikt is om er je eigen ‘setup’ voor Getting Things Done in te maken. Je kunt er bijvoorbeeld taken in vastleggen, met:

  • een ‘context’ (zoals @home, @online, @bellen),
  • een status (zoals Starred, Next, Active, Waiting, Someday),
  • een ‘folder’ (voor projecten) en
  • één of meerdere ‘tags’ (voor bijv. Areas of Focus).

Ook zijn er apps voor iOS en sinds kort ook voor Android.
Dat laatste was al erg belangrijk nieuws begin 2014, aangezien gebruikers van Toodledo met een Android tablet of smartphone tot die tijd afhankelijk waren van ‘Third-party tools‘.

Meer goed nieuws
Vandaag zag ik opnieuw een belangrijke wijziging voorbijkomen voor vele Toodledo-gebruikers: sortering per lijst kunnen opslaan.

Voorheen kon je één wijze van sorteren selecteren en die gold dan direct voor alle lijsten die je gebruikte in Toodledo.

Heel vervelend, omdat je in sommige lijsten je taken liever sorteert op status, en andere op context en weer andere op einddatum. Het is nu mogelijk om dit te doen. Let er wel op : je legt geen standaardsortering vast per lijst. Telkens wordt de laatstgebruikte sortering voor een lijst opgeslagen.

Hoe?
Om per lijst een eigen sortering te kunnen opslaan klik je rechts bovenaan op ‘Settings’ en vervolgens klik je bij het onderdeel Tasks – Behavior Preferences op ‘Edit’. Je kunt dan de optie ‘Save sort preferences on a per-list basis’ selecteren en deze instelling opslaan.

Voortaan worden dan voor iedere lijst waarvan je de sortering aanpast, deze sorteerinstellingen opgeslagen en gebruikt zodra je deze lijst opvraagt.

Ik zeg: chapeau Toodledo!

 

Wat is de belangrijkste Next Action?

Wat is de belangrijkste next action?Om ervoor te zorgen dat je met de juiste dingen bezig bent, leg je alles vast en verwerk je het in een extern systeem. Met een extern systeem bedoel ik een systeem dat niet in je hoofd zit. Je probeert het dus niet allemaal zelf te onthouden, want hoewel je brein enorm veel informatie kan onthouden, is het minder goed in het herinneren van iets. Laat staan dat het er automatisch voor zorgt dat jij je precies op het juiste moment iets herinnert, namelijk op het moment dat het belangrijk is en je er ook daadwerkelijk iets mee kunt. Om ervoor te zorgen dat je geen niets vergeet, leg je alles dus netjes vast en verwerk je het in je eigen, externe systeem.

Het gevolg is dat na verloop van tijd, naast allerlei informatie die je gemakkelijk wilt terugvinden, er waarschijnlijk ook een grote hoeveelheid acties in je systeem staan, en je lijst met ‘Next actions’ behoorlijk onoverzichtelijk is geworden. Hierdoor moet je op het moment dat je gewoon je eerstvolgende acties wilt uitvoeren eerst de hele lijst doorkijken om te bepalen wat je nu moet doen. Je loopt, net als vele anderen,  tegen een van de meest genoemde ‘problemen’ aan: Hoe weet ik nu welke van al die acties de hoogste prioriteit heeft?

Om deze vraag te beantwoorden heb ik de volgende tips voor je:

  • Doe je wekelijks onderhoud
    Het wekelijks onderhoud is cruciaal om je systeem actueel te houden. Als je systeem niet actueel is, zul je je belangrijkste acties ergens anders gaan bijhouden; een lijstje op papier, of toch weer: in je hoofd… Neem dus wekelijks ongeveer een uur de tijd om te controleren of je systeem nog up-to-date is. Als er geen items meer in je inbox(en) zitten hoeft dat niet meer dan een uur te kosten. Anders moet je eerst de items uit je inbox(en) verwerken.
  • Maak je ‘Next Actions’-lijst niet te lang
    Zorg er tijdens je wekelijks onderhoud voor dat je lijst met eerstvolgende acties niet te lang wordt en dat er alleen taken op staan die momenteel belangrijk zijn. Houd er ook rekening mee dat er gedurende de week onverwachte dingen tussendoor zullen komen.
  • Gebruik contexten en definieer alleen echte ‘Next actions’
    Door bij je eerstvolgende acties aan te geven in welke omstandigheden (locatie, tools, collega) je een actie uit kunt voeren, hoef je tijdens je werk alleen de taken te bekijken van de context die op dat moment van toepassing is. Alle acties die bij die context staan zou op dat moment je moeten kunnen doen. Anders heb je je contexten niet goed ingedeeld, of de actie is niet echt de eerstvolgende actie die gedaan moet worden.
  • Niet verder prioriteren
    Deze tip hoorde ik gisteren tijdens het beluisteren van een podcast en het was voor mij eigenlijk een eye-opener: Probeer gedurende de week je ‘Next actions’ niet verder te prioriteren, maar doe ze gewoon zoveel mogelijk. Als het goed is zijn ze belangrijk en direct uitvoerbaar. Welke actie je dan eerst doet is niet meer belangrijk.

 

Succes!

GTD-setup met Remember The Milk

RTM-logoRemember The Milk (RTM) is een populaire webapplicatie onder mensen die werken volgens de ‘Getting Things Done’-methode (GTD). Dat vind ik eigenlijk wel verwonderlijk. Remember The Milk heeft namelijk van zichzelf, op een Inbox na, geen enkele standaardlijst of andere eigenschap die vanuit Getting Things Done wordt aanbevolen.
De termen ‘Next action’, ‘Project’, ‘Waiting For’, ‘Someday/Maybe’, ‘Reference’, ‘Agenda’, komen geen van allen voor als je voor het eerst inlogt in een nieuw account, evenals contexten zoals @Home, @Office, @Computer.
Er zijn vele tools die wel standaard deze lijsten en contexten bevatten, en toch is Remember The Milk vrij populair. Ik denk dat dit komt door een aantal zaken:

  • Het biedt voldoende mogelijkheden om er zelf een goede GTD-setup mee te maken.
  • Het was al vroeg beschikbaar op allerlei platforms, zoals Windows, Mac, iPad, iPhone, Android en Blackberry. Hierdoor kun je er met verschillende tools mee werken en loopt alles synchroon. Om meerdere keren per dag te kunnen synchroniseren moet je overigens wel een (betaald) ‘pro’-account nemen (voor 25 dollar per jaar).
  • Met name op de smartphones (android, iPhone) en iPad hebben ze een erg mooie applicatie gebouwd. De web-interface is wat minder mooi, maar in Chrome kan hij er met behulp van een extensie (genaamd ‘A bit better RTM‘)  toch behoorlijk goed uitzien en worden er diverse handige functies toegevoegd.
  • Je kunt e-mails (door)sturen naar je inbox in Remember The Milk, en ze door middel van een bepaalde codering zelfs direct op de juiste lijsten zetten en de juiste context toevoegen.
  • Er zijn diverse sneltoetsen die je kunt gebruiken in de webapplicatie van RTM. Hierdoor hoef je voor veel handelingen je handen niet meer van het toetsenbord af te halen.

RTM-apps

 

Mijn GTD-setup in Remember The Milk
Voor mijn GTD-setup gebruik ik alleen lijsten, smartlists, tags en notities. De locatie-functie is op zich leuk (herinnering als je bijv. in de buurt bent van een winkel waar je boodschappen moet halen), maar ik gebruik het niet.

Lijst: een taak kan maar op één lijst staan.
Tag: een label dat je zelf kunt definiëren. Aan één taak kun je meerdere ‘tags’ koppelen.
Smartlist: een opgeslagen zoekactie. Hiermee kun je bijvoorbeeld lijsten maken voor je ‘Next actions’ per context, of voor je ‘Someday/Maybe’-taken per onderwerp (boeken, reizen, muziek, etc.)
Notities: Bij een taak kun je diverse notities toevoegen. Hierin kun je bijvoorbeeld ook een doel van een project definiëren. Tevens gebruik ik dit om mijn boodschappenlijstje (checklist) op te slaan bij een taak.

RTM-leftInbox
Dit is gewoon de lijst ‘Inbox’ die al in RTM zit als je ermee begint.

Contexten
Ik geef een taak een context door er een tag aan toe te kennen die met een @ begint (@Home, @Laptop, @Online, @Boodschappen, @Read, @Tom).

Projectenlijst
Voor mijn projecten heb ik een aparte lijst gemaakt. Een taak op deze lijst heeft een ‘tag’ die begint met ‘p.’ gevolgd door de projectnaam, dus ‘p.projectnaam’.

Next actions
Ook voor ‘Next actions’ heb ik een aparte lijst gemaakt. Hierop staan de eerstvolgende taken die ik wil uitvoeren. Ze hebben allemaal een tag die aangeeft in welke context ik ze kan uitvoeren.

RTM-right

Later
Op de ‘Later’-lijst zet ik alles dat geen ‘Next action’ is, maar dat wel binnenkort moet gebeuren, bijvoorbeeld in het kader van een lopend project. Ook deze taken bevatten een context-tag.

Projecttaken
Projecttaken staan op de lijst ‘Next actions’ of ‘Later’. Ze hebben dus een tag die de context aangeeft, maar ze hebben ook een tag waarin de projectnaam staat (p.projectnaam).

Taken bekijken per context
Hoewel ik alle next actions op één lijst heb staan, kan ik mijn taken wel per context bekijken. Hiervoor gebruik ik namelijk de zogenaamde ‘Smartlists’  (Slimme lijsten) in RTM. Je kunt een smartlist maken door eerst een zoekactie uit te voeren, bijvoorbeeld:  list:”Next actions” AND tag:@home . Vervolgens kun je deze zoekactie een naam geven (tabblad ‘Opslaan’/’Save’) en voilà: je hebt een smartlist gebouwd.

Datum-/tijdgebonden taken
Voor deze datum-/tijdgebonden taken heb ik een ‘Calendar’-lijst gemaakt. Bij de taken op deze lijst voer ik een einddatum en eventueel een tijdstip in. Ze staan dus niet tussen mijn ‘Next actions’, maar ik heb de ‘Calendar’-lijst als agenda toegevoegd aan Google Calendar, waardoor ik deze taken in mijn agenda terugzie.

Waiting For
Voor taken waarbij ik wacht op een reactie van iemand anders, heb ik de lijst ‘Waiting For’ toegevoegd aan RTM.

Someday/Maybe
Voor taken die ik ooit of misschien wil doen heb ik de lijst ‘Someday/Maybe’ toegevoegd. Taken op deze lijst krijgen tevens een tag mee, zodat ik via de ‘Slimme lijsten’ van RTM mijn Someday/Maybe-lijst kan opsplitsen in diverse sublijsten (bijvoorbeeld boeken, reizen, muziek, huis+tuin).

RTM - Gmail

Links met andere applicaties

Er zijn vele applicaties die een koppeling hebben met Remember The Milk. Hier volgen enkele voorbeelden:

    • Het is bijvoorbeeld mogelijk  om taken in Remember The Milk te synchroniseren met je Outlook-taken. Meer informatie over
      rtm_googlecalendar at er gesynchroniseerd wordt en op welke wijze, vind je hier. Dit kan overigens alleen als je een (betaalde) ‘pro’-account hebt.
    • Je kunt je taken van Remember The Milk tonen in een zijbalk van Gmail of van je Google Calendar. Of je toont ze per dag in je Google Calendar, mits ze datum en eventueel tijdgebonden zijn.
    • RTM - Google Calendar SidebarRemember The Milk heeft ook een bookmarklet die je kunt toevoegen aan de werkbalk van je browser. Hiermee kun je snel taken toevoegen.

Ten slotte
Remember The Milk is gratis te gebruiken, maar als je meerdere keren per dag de taken in de RTM-apps op je verschillende apparaten (telefoon, iPad)  wilt kunnen synchroniseren met de web-applicatie, heb je een ‘pro’-account nodig waarvoor je  25 dollar per jaar betaalt. Ik vond het de moeite waard, met name omdat alles er zo mooi uitziet en prettig werkt.

 

Succes!

Maak gebruik van checklists

Als je projecten hebt die regelmatig terugkomen en vaak uit dezelfde taken bestaan kun je gebruikmaken van een checklist voor deze projecten. Het opstellen van een checklist is eigenlijk het denkwerk dat je vooraf doet, waardoor het ‘doen’ op het moment dat het moet gebeuren, gemakkelijker gaat. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld checklists voor het maken van een boodschappenlijstje en voor het opleveren van documentatie bij een software-release.

Boodschappenlijstje
Ik doe de meeste boodschappen wekelijks en dit betekent dat ik dus eens per week de koelkast en andere kastjes en laatjes doorkijk om te zien wat ik allemaal moet halen. Echter, als ik dit redelijk ad hoc zou doen, is de kans groot dat ik wat vergeet; met name de dingen die ik niet zo vaak hoeft te halen. Daarom heb ik een excel-lijst gemaakt, die bestaat uit 3 kolommen:

  • aantal: hoeveel moet ik er meenemen
  • wat: wat moet ik meenemen
  • waar: waar koop ik dit?

Ik doe mijn boodschappen in een aantal verschillende winkels. Door de naam van de winkel op te nemen in de checklist, kan ik in Excel filteren op de naam van de winkel. Hierdoor kan ik eenvoudig een boodschappenlijstje per winkel maken. In mijn GTD-systeem heb ik namelijk een taak per winkel gemaakt, die wekelijks terugkeert. Ik kopieer vervolgens het gefilterde boodschappenlijstje uit Excel en plak het in de notitie van de terugkerende taak. Dan filter ik het lijstje op een andere winkel en kopieer de boodschappen die dan verschijnen naar de taak van die winkel. Iedere taak die ik opsla wordt automatisch gesynchroniseerd met mijn smartphone, dus voilà: ik ben klaar om op pad te gaan.

Opleveren documentatie
Bij het maken van documentatie is er eveneens een vast aantal stappen te doorlopen. Een aantal daarvan vergeet ik eigenlijk nooit, maar met name de taken die ná de deadline van het opleveren nog moeten gebeuren (publiceren op ons intranet, definitieve teksten tevens verwerken in ons meldingensysteem) wilde ik nog wel eens vergeten.  Doordat ik nu een checklist heb gemaakt van alle taken die horen bij het maken van documentatie voor een software-release, gebeurt dat niet meer.

Naast deze lijst met standaardtaken per project, werk ik tevens met een lijst waarin per melding die verwerkt moet worden is aangegeven of een bepaalde fase is voltooid of niet. Dit is met name handig als er tegelijk voor verschillende projecten documentatie moet worden geschreven. Per melding kunnen er namelijk nog zo’n zes verschillende dingen aan de hand zijn, voordat deze door mij is afgehandeld. Aangezien een release uit enkele tientallen meldingen kan bestaan, is het handig om per melding de status bij te houden, om er zeker van te zijn dat ik niets vergeet. Daarvoor gebruik ik een excel-sheet die in feite ook een checklist is.

Vakantie
Je kunt ook een checklist maken voor alles dat je moet inpakken voor je vakantie.  In plaats van iedere keer opnieuw te moeten verzinnen wat je mee moet nemen, waarbij de kans groot is dat je iets vergeet, kun je gewoon die checklist erbij pakken en deze langslopen.  Je zou deze checklist bijvoorbeeld in je koffer kunnen bewaren, zodat je hem direct bij de hand hebt als je je koffer moet inpakken.

Wekelijks onderhoud
Het wekelijks onderhoud is eigenlijk ook zo’n vast takenlijstje dat minmaal één keer per week moet worden doorlopen. Ook hier zou je dus een lijst met standaardtaken van kunnen maken, of je maakt één taak met daarin een opsomming van de stappen.

Zo zie je dat checklists op allerlei manieren je werk gemakkelijker kunnen maken. Het gaat erom dat het denkwerk al gebeurd is (bij het opstellen van de takenlijst) en dat het vervolgens alleen nog gaat om het ‘doen’; het uitvoeren van de taken.

 

Succes!

 

 

Welke contexten gebruik je om je takenlijst op te splitsen?

Eén van de kenmerken van David Allen’s methode is het gebruik van contexten voor het opsplitsen van je lijst met next actions. Een context geeft een plaats aan waar je moet zijn om de taak uit te voeren (thuis, kantoor A, kantoor B) of een tool die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak (internet, laptop, telefoon, bepaald programma). Door je lijst met next actions op die manier in te delen, hoef je alleen maar naar de acties te kijken die op dat moment van toepassing zijn, gezien de locatie waar je bent en de tools die je voorhanden hebt. Hierdoor wordt het lijstje waar je op een bepaald moment naar kijkt een stuk overzichtelijker, waardoor je je een stuk rustiger voelt. Je hoeft je niet druk te maken over taken waar je op dat moment toch niets aan kunt doen.

Overzicht
Pas geleden was mijn laptop kapot en ik had een aantal taken die ik alleen op die laptop kon uitvoeren. Andere taken, waarvoor ik alleen online hoefde te zijn, zoals bloggen, konden wel gewoon doorgaan. Doordat ik in mijn GTD-systeem voor thuis de context @laptop of @online had toegevoegd aan mijn taken, wist ik precies welke taken ik wel en niet kon doen op het moment dat ik niet de beschikking had over mijn laptop. Hetzelfde geldt voor taken die je alleen thuis kunt doen (@thuis), of waarvoor je in de stad moet zijn (@stad).

Persoonlijk
Hoeveel contexten je gebruikt verschilt sterk per persoon. Het ligt er waarschijnlijk aan hoe sterk je omgeving kan verschillen tijdens je werk (of privéleven). Werk je voornamelijk op een kantoor, dan heb je waarschijnlijk niet veel contexten nodig. Of misschien ben je juist veel onderweg. Hoewel het niet is aan te raden, is het nog mogelijk om te bellen in de auto. Gebruikmaken van Internet is echter vrijwel onmogelijk en zeker niet veilig als je zelf achter het stuur zit. Tijdens een treinreis ben je wellicht het grootste deel van de tijd wel binnen het bereik van een netwerk zodat je kunt bellen en internetten, maar in een vliegtuig kun je alleen aan je offline taken werken. Afhankelijk van al die situaties waarin je je taken wilt uitvoeren, richt je ook je contexten in.

Het is dus een volledig persoonlijke keuze. Meg Edwards (David Allen Company) zei in de vele podcasts die ik heb geluisterd altijd: “Use as few as possible, but as many as you need”.

Om mee te beginnen
David Allen zelf raadt beginnende gebruikers aan de volgende contexten te gebruiken:
@telefoon
@computer
@boodschappen
@kantoor
@thuis
@agenda’s (voor bespreeklijstjes)
@lezen/beoordelen

Sommigen werken echter alleen met:
@kantoor
@thuis
@stad

Next actions formuleren aan de hand van je contexten
Zelf heb ik naast een aantal gebruikelijke contexten (zoals @Home, @Office, @Overleg) ook contexten genoemd naar de programma’s die ik erbij gebruik:
@QMS (ons meldingensysteem)
@Flare (waarin ik helpfiles ontwikkel)
@Word (waarin andere documentatie wordt geschreven)
@App (uitzoeken in een van de applicaties die wij ontwikkelen)

Doordat ik bij iedere next action ook direct bepaal welke context erbij hoort, wordt het gemakkelijker de next action goed te formuleren. Zolang ik er nog geen context aan kan koppelen, is dat voor mij een teken dat ik de taak nog niet specifiek genoeg heb geformuleerd.

Evalueren: Gebruik je wel de juiste contexten?
Het is goed om je systeem regelmatig te evalueren, dus ook de contexten die je gebruikt. Ik heb inmiddels gemerkt dat het gebruik van zoveel contexten alleen handig is als ik ook echt vanuit die contexten zou bepalen welke acties ik wel en niet ga doen. Bij mij blijkt dat momenteel niet het geval te zijn. Ik merk dat ik mijn taken niet uitvoer op basis van de tool die daarvoor nodig is. Ik bepaal vanuit het project waar ik mee bezig ben, en op welk moment ik welke taken uitvoer. Vervolgens start ik de tool die ik daarvoor nodig heb.

Teveel contexten
Het gebruik van zoveel contexten blijkt voor mij dus nutteloos te zijn en er schuilt zelfs een gevaar in. Ze zorgen er namelijk voor dat mijn next actions versnipperd raken over te veel  ‘sublijstjes’, waardoor ik geen goed overzicht meer heb. Hierdoor zet ik gemakkelijk teveel taken op mijn next actions lijst, terwijl ik sommige daarvan beter op mijn Someday/Maybe-lijst had kunnen zetten. Door met minder contexten te werken, ben ik geneigd minder taken op mijn lijst met next actions te zetten waardoor die lijsten overzichtelijker blijven.

Flexibel
GTD schrijft niet voor dát je contexten moet gebruiken en welke contexten dit zijn; dat is helemaal aan jezelf. Ze kunnen het voordeel opleveren dat je alleen maar naar de taken kijkt die je op dat moment kunt doen, maar ze kunnen ook zorgen voor teveel versnippering van je taken. Kijk wat voor jou het beste werkt en evalueer dit regelmatig.

 

Succes!

Efficiënt met de tijd van collega’s omgaan

Het is niet alleen belangrijk dat je efficiënt met je eigen tijd omgaat, maar collega’s stellen het vast op prijs als je ook efficiënt met hun tijd omgaat. Het is misschien even een leuke onderbreking van je eigen werk om iets bij een collega te gaan navragen, maar het is niet echt efficiënt om telkens weer met een andere vraag terug te moeten komen.
Op het moment dat je bij een ander langs gaat, haal je hem uit zijn concentratie en zoals je misschien zelf weet, is het lastig om daarna de draad weer op te pakken. Er zijn wel handige tips om om te gaan met dergelijke interrupties, maar het is nog beter om ze zoveel mogelijk te voorkomen. En je collega’s vinden het vast net zo lastig als jij zelf om met zulke interrupties om te gaan.

Maak ‘Overleg’-lijstjes
Je kunt het aantal keren dat je een persoon moet ‘lastig vallen’ drastisch verlagen door lijstjes bij te houden met bespreekpunten per persoon of per overleg. Het is eigenlijk een soort ‘agenda’, zoals bij een vergadering.  Je kunt de personen en overleggen definiëren als contexten in je GTD-systeem (zie @Ben en @Peter in de afbeelding) en vervolgens voor ieder bespreekpunt een taak maken die je zo’n context geeft. Je zou ook een taak kunnen invoeren per persoon of overleg en de bespreekpunten in het notitieveld van de taak kunnen opnemen (@Discuss with).

Iedere mogelijkheid benutten
Dit kan ook erg handig zijn als je dingen wilt bespreken met collega’s die niet vaak aanwezig zijn of bijna nooit tijd hebben. Door die zaken te verzamelen kun je heel effectief zijn op het moment dat de collega wél beschikbaar is; ook als deze een keer zomaar komt ‘buurten’ om te kijken of er nog dingen zijn die moeten worden besproken.
In plaats van dat je dan zegt: “Jaaaa… maar wat was dat ook alweer…”, haal je je lijstje tevoorschijn en kun je de punten die erop staan direct afhandelen.

Je zou het lijstje misschien zelfs zo kunnen indelen dat het duidelijk is wat de belangrijkste punten zijn. Als er dan niet veel tijd is, kun je die als eerste bespreken en blijft de rest staan voor de volgende keer. Zo kun je de mogelijkheden die er zijn optimaal benutten.

Succes!

Je e-mailinbox is niet je ‘To do’-lijst

De hele dag door komt er vanalles binnen in je mailbox: opdrachten, vragen of informatie van collega’s, klanten, of partners, nieuwsbrieven van interessante instanties. Vrijwel alles gaat via e-mail, en vaak vraag je er misschien zelfs om: “Stuur me even een mailtje, zodat ik het niet vergeet”.

Sommige van deze e-mails betekenen dat je iets moet doen. Ze staan tussen de andere e-mails in je inbox.
Wat doe jij met e-mails waar je nog wat mee moet? Geef je er een vlaggetje aan, laat je ze op ‘ongelezen’ staan totdat  je ze hebt afgehandeld? Verplaats je ze naar een ‘To do’ of ‘Acties’ map?

Telkens opnieuw beoordelen
Het betekent dat je de e-mail dan op een ander moment opnieuw moet bekijken. Bij sommige e-mails herinner je je bij het lezen van de titel of het zien van de afzender alweer direct wat je moest doen, maar andere e-mails moet je misschien wel eerst weer helemaal doorlezen na te gaan wat de stand van zaken nu is en wat je vervolgens moet gaan doen. Als je werkt met een ‘To do’ of  ‘Acties’-map bestaat overigens ook het gevaar dat je vergeet om regelmatig in die map te kijken om te zien wat er allemaal in staat.

En als je zo’n e-mail dan opnieuw hebt doorgelezen komt datgene wat er moet gebeuren je op dat moment misschien helemaal niet goed uit, omdat je niet op de juiste plek bent, of omdat je iemand nodig hebt die op dat moment niet beschikbaar is. Wat doe je dan met de e-mail? Laat je het vlaggetje er gewoon aan zitten, zet je hem opnieuw op ‘ongelezen’, of je laat hem in je ‘To do’ of  ‘Acties’ map staan?
De volgende keer dat je de e-mail bekijkt begint het weer van voren af aan.

Communicatiemiddel vs. taakmanager
E-mail is een communicatiemiddel, net als de telefoon, sms, whatsapp, maar ook de post en natuurlijk het gesprek van persoon tot persoon. Het is een kanaal waarlangs informatie binnenkomt. Maar het is geen taakmanager.

Een e-mail is namelijk nog geen taak. In een taak staat beschreven wat je moet doen. In een e-mail meestal niet. Tenminste, niet in het onderwerp.  Om erachter te komen moet je vaak eerst de hele mail doorlezen en dan nog moet je vaak voor jezelf bepalen wat je ermee moet doen. Dat staat lang niet altijd in de e-mail zelf. En waar noteer je eigenlijk de taken die niet via e-mail binnenkomen?
Op die manier werk je dus met twee takenlijsten. Je hebt dan minder overzicht, waardoor er een grotere kans bestaat dat er iets ‘tussendoor’ glipt.

Gebruik één takenlijst voor je actuele taken
Verzamel al je taken op één takenlijst, of je de taak nu hebt bedacht naar aanleiding van een e-mail in je inbox of naar aanleiding van iets anders. Zorg ervoor dat je één lijst hebt waarop al je actuele taken staan.

Formuleer je taken als ‘Next actions’
Zorg ervoor dat al je taken op je takenlijst zo zijn beschreven dat ze gemakkelijk uitvoerbaar zijn, zonder dat je er eerst nog weer over na hoeft te denken. Een taak op je takenlijst moet de eerstvolgende fysiek uitvoerbare actie zijn (oftwel: de ‘Next action’) om de taak te voltooien. Dat lijkt misschien extra werk, maar het is precies datgene dat je ook doet op het moment dat je de taak echt gaat uitvoeren. Door dit denkwerk van tevoren te doen, wordt het uitvoeren van de taak later alleen nog maar een kwestie van doen.

Gebruik contexts
Nog gemakkelijker wordt het als je een kenmerk meegeeft aan de taak, waarmee je aangeeft in welke context je de taak moet uitvoeren. Is dat achter je computer, moet je echt op kantoor zijn, moet je iets bespreken met een bepaald persoon, et cetera. Als je niet op kantoor bent of de persoon die je nodig hebt is niet aanwezig, dan hoef je ook niet naar die taken te kijken. Zo wordt het eenvoudiger om te bepalen welke taken je op welk moment kunt uitvoeren.

En de bijbehorende e-mail?
Soms moet je de e-mail bij  de hand hebben op het moment dat je een taak  uitvoert, bijvoorbeeld omdat er informatie in staat die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak, of omdat de actie bestaat uit het beantwoorden van het mailtje zelf. Ook in dat geval zet je de taak gewoon op je actielijst, maar in plaats van het mailtje te archiveren (of weg te gooien) zet je deze in een folder ‘Action support’ (taakondersteuning) of ‘Follow up’ (opvolgen).

Aan de slag!
Denk goed na over waar je je takenlijst gaat bijhouden. Door Outlook hiervoor te gebruiken kun je de e-mails en taken scheiden, maar blijven ze wel dicht bij elkaar. Tevens kun je de tekst van een e-mail eenvoudig kopiëren naar een taak. De taak geef je vervolgens de juiste omschrijving in het onderwerp van de taak. Naast Outlook zijn er nog enorm veel andere tools die je kunt gebruiken voor je takenlijst. Doe er echter niet te lang over om een tool te kiezen. Je kunt later altijd nog veranderen. En vergeet niet dat je ook op papier een takenlijst kunt maken!

Succes!

GTD in kleine stappen

Als je je begint te verdiepen in Getting Things Done, de productiviteitsmethode ontwikkeld door David Allen, is het heel waarschijnlijk dat je op een bepaald moment overweldigd wordt door de enorme samenhang van de verschillende onderdelen van het systeem. Het lijkt alsof je de methode alleen kunt implementeren als je álles doet.

Alles of niets?
De eerste constatering is juist, de tweede niet. De verschillende onderdelen van Getting Things Done zijn inderdaad sterk met elkaar verbonden: de inbox, de actielijsten, agenda, tickler file, someday/maybe-lijsten, de horizons of focus, je referentiesysteem, enzovoort.

Maar je hoeft niet alles in een keer te implementeren. Dat is waarschijnlijk niet eens mogelijk. De wijze waarop je de principes toepast is namelijk iets dat je moet ontwikkelen. Je moet er je eigen invulling aan geven binnen jouw functie, jouw bedrijf en jouw leven. Dat doe je niet van de een op de andere dag. Begin dus met een paar principes:

1. Zet de belangrijkste ‘bakjes’ klaar:

  • Zorg voor een fysieke ‘Inbox’ en begin met verzamelen
    Koop zelf een postbakje of vraag dit op je werk aan de persoon die de kantoorspullen beheert. Zorg voor minimaal één postbakje en zet die op je bureau op een zodanige plek dat hij binnen jouw handbereik is en zo dat anderen die je kantoor binnen komen lopen er gemakkelijk bij kunnen.
  • Maak de volgende vier lijsten:
    • Eerstvolgende acties
    • Een lijst met je projecten
    • ‘Wachten op’-items (acties die je bij anderen hebt belegd)
    • Acties die je later of ‘misschien’ wilt doen
  • Bepaal welke agenda je gaat gebruiken
  • Bepaal waar je je referentiemateriaal gaat verzamelen.

2. Verwerk de items in je inbox volgens de GTD-Workflow
Pak een item uit je inbox, stel vast wat de eerstvolgende actie is en bepaal of deze actie op je actielijst of op een andere lijst zet.

3. Bekijk je lijsten wekelijks om ze up-to-date te houden
Als je prioriteiten snel wijzigen is het gek als je je actielijst niet zou hoeven bijwerken. Je hersenen moeten gaan vertrouwen in je actielijst, zodat het zelf niet meer onnodig zaken gaat onthouden. Dat kan alleen als je actielijst actueel is.

Kijk vervolgens hoe dit voor jou werkt, verbeter je werkwijze waar mogelijk en kijk dan pas naar de andere principes.
Succes!

Wat is jouw GTD-Q?

Als je wilt weten hoe georganiseerd je bent en hoeveel inzicht je hebt in je werk kan het GTD-Q (Q = Quadrant), ontwikkeld door David Allen, je het nodige inzicht geven. Met de GTD-Q kun je bepalen in welk kwadrant je je bevindt in termen van ‘Controle’ en ‘Perspectief’. Is je werk een grote chaos en heb je ook geen idee welke kant het nu op gaat? Of is alles op ‘cruise control’ en recht op het doel af?

De vier kwadranten zien er als volgt uit:

I. Rechtsboven: Je weet precies welke doelen je wilt realiseren en ligt prima op koers.
II. Linksboven: Je hebt allerlei ideeën over welke kant het op moet, maar hebt niet de controle om er te komen.
III. Linksonder: Je hebt geen controle en geen perspectief. Je werk is een chaos en je weet niet welke kant het op gaat.
IV. Rechtsonder:  Je hebt volledige controle over dat wat er nu ‘op je bord ligt’, maar je hebt geen idee wat je wilt bereiken.

Positief (tijdelijk) of negatief (permanent)?
Het kwadrant waarin je je bevindt hoeft niet per definitie een oordeel te zijn over jouw manier van werken. Het gaat er vooral om dat je weet wat er aan de hand is, zodat je je positie kunt verbeteren.
Waarschijnlijk heb je je in alle kwadranten al wel eens bevonden. Want ook al ben je op een bepaald moment de ‘Captain & Commander’, er kan elk moment een e-mail binnenkomen die je hele dag op de kop zet en je ‘teruggooit’ in de Responder-rol. Waar het echter om gaat is hoe lang je daar blijft. Als je te lang in het ‘Responder’-kwadrant blijft, word je vanzelf een ‘Victim’: iemand die altijd achter de feiten aanloopt.
Bij elk van deze kwadranten is een positieve en een negatieve rol gedefinieerd. Zelfs als je te lang Captain & Commander bent schuilt er gevaar… In het kwadrant wordt de positieve rol als eerste genoemd; de negatieve rol staat er tussen haakjes onder.

Kwadrant I (rechtsboven)
Positief: Captain & Commander
Alles loopt op rolletjes. De koersen zijn uitgezet en alles is op ‘cruise control’. Als iedereen gewoon zijn werk doet, kom je precies waar je zijn moet.


Negatief: Autocrat
Je kunt de neiging krijgen om te denken dat het altijd zo zal blijven. Als je vergeet om rondom je heen te blijven kijken naar nieuwe kansen en ideeën of als je niet voldoende in de gaten houdt of bepaalde projecten ook echt op koers blijven, kan het uiteindelijk toch flink mis gaan lopen.

 

Kwadrant II (linksboven)
Positief: Visionary
Je hebt het ene naar het andere goede idee en ziet allerlei kansen en mogelijkheden die je kunt benutten. Je ziet de route er naartoe, maar je moet nog de stappen gaan ondernemen om er te komen..


Negatief: Crazy maker
Je hebt honderden ideeën over wat je allemaal zou kunnen doen. Je vliegt van het ene idee in het andere, maar neemt nooit de tijd om iets af te maken. Je hebt overal ‘dingetjes’ lopen, maar niets leidt echt ergens toe.

 

Kwadrant III (linksonder)
Positief: Responder
In deze situatie bevind je je als er iets onverwachts gebeurt waar je direct op moet reageren. Op dat moment moet de situatie zoals die is gered worden, en zijn er geen hogere doelen te bereiken dan dat.


Negatief: Victim
Je werkt chaotisch en kunt niets terugvinden. Je hebt het idee dat je vanalles vergeet (en doet dat waarschijnlijk ook…) en je hebt geen idee welke kant het op moet. Je bent niet pro-actief en voelt je regelmatig slachtoffer van de situatie.

 

Kwadrant IV (rechtsonder)
Positief: Implementer
Je bent bezig met het uitvoeren van je werk. Je weet wat er moet gebeuren en zorgt ervoor dat het gedaan wordt.


Negatief: Micro-manager
Je bent alléén maar bezig met het uitvoeren van je werk en kijkt niet verder naar nieuwe ideeën en mogelijkheden om je werk te verbeteren.

 

Zoals gezegd kan iedere dag weer anders zijn, maar toch is het goed om regelmatig te bepalen in welk kwadrant je je bevindt. Als je het lastig vindt om dit te doen aan de hand van de bovenstaande beschrijvingen, kun je een testje doen via een website van David Allen: http://www.gtdiq.com/

Succes!