Dagelijks je prio-taken selecteren

Gisteren schreef ik over productiviteit en hoe de methode Getting Things Done mij helpt om een beetje orde te houden in de chaos.

Eén van de punten van Getting Things Done waar veel mensen moeite mee hebben is dagelijks bepalen welke acties er die dag gedaan moeten worden. 

Binnen de methode heb je ‘Next Actions’. Dat zijn taken die je DIRECT kunt doen, mits je:

  • je in de juiste context bevindt:
    Voor sommige dingen moet je toch echt op kantoor zijn, of juist thuis, of bij klant X, of je moet ingelogd zijn in een bepaalde omgeving. 
  • voldoende tijd hebt voor de taak:
    Als je maar 10 minuten hebt tot je volgende afspraak kun je sommige telefoontjes of mailtjes misschien wel afhandelen, maar voor andere heb je echt meer tijd nodig.
  • voldoende energie hebt voor de taak:
    Als je net uit je derde vergadering van de dag komt is de kans klein dat je nog gaat beginnen aan een lastig rapport, maar je bent dan wel prima in staat om bijvoorbeeld even een paar sites na te kijken, een afspraak telefonisch te bevestigen of de route te zoeken naar je afspraak voor de volgende dag, etc.

Prioriteit?

Zoals je ziet staat ‘prioriteit’ niet in dit lijstje. Dat is ook pas het laatste criterium volgens de methode. Toch merk ik zelf dat ik vaak andersom denk: Als iets prioriteit heeft, dan ZORG ik ervoor dat ik op de juiste locatie ben, dan ZORG ik ervoor dat ik voldoende tijd vrij maak voor de actie en dan ZORG ik ervoor dat ik het doe op het moment dat ik er voldoende energie voor heb. In feite moet ik die taken dus gewoon inplannen in mijn agenda. 

Ik ben echter niet zo goed in het inschatten van hoe lang iets duurt. Meestal ben ik veel te optimistisch. En als ik ergens net lekker mee bezig ben terwijl ‘mijn tijd op is’, dan is er geen haar op mijn hoofd die eraan denkt om de volgende taak van mijn planning te gaan doen, tenzij het een afspraak is die ik met iemand anders heb gemaakt. Als ik die afspraak alleen met mezelf heb gemaakt, dan vind ik het zonde om over te schakelen naar de nieuwe taak, terwijl de huidige nog zo lekker gaat. Zeker als ze qua prioriteit ook niet echt veel verschillen.

Hoe ik er dan voor zorg dat ik toch de belangrijkste taken doe? Ik maak gebruik van een bullet journal. 

Bullet Journal

Het woord ‘bullet’ duidt hierbij op de stip die je voor een taak zet die nog gedaan moet worden. Het is een vrij eenvoudige methode die je op een hele persoonlijke en supercreatieve manier kunt invullen. Door te zoeken op YouTube naar Bullet Journal vind je heel veel inspiratie. Oorspronkelijk heeft het echter een super recht-toe-recht-aan opzet, bedacht door Ryder Carroll.

Dagelijkse selectie

Terug naar het bepalen van prioriteiten. In een bullet journal maak je onder andere een maandelijks, wekelijks en dagelijks overzicht van de taken die je moet doen. Je maakt dus eigenlijk een selectie per maand, week en per dag.

Ik kan die selectie ook maken door in mijn taakmanager een ‘ster’ toe te kennen aan de taken die niet specifiek op een bepaalde dag gepland zijn, maar die ik wel graag die dag wil doen. Ik merk echter dat ik dan toch afgeleid raak door alle andere dingen die in mijn taakmanager staan. Of door het feit dat er andere vensters overheen staan. 

Ik heb met name baat bij het dagelijkse lijstje. Het enige dat daar op staat is datgene wat ik moet doen. Verder niets. Daar kan ik mij de hele dag op richten en ik kan een kruis zetten door de taken die ik heb gedaan. Een taak die niet wordt afgerond hoef ik de volgende dag niet opnieuw op te schrijven. Ik laat hem gewoon open staan en kruis hem de volgende dag af als hij gedaan is.

Alleen als de taak aan het begin van de volgende week nog steeds open staat, neem ik de taak mee naar de nieuwe week. Die week begint weer op een nieuwe dubbele pagina. Zo hoef je niet telkens terug te bladeren om te kijken welke taken je nog moet doen. 

Voor mij is dit een zeer welkome aanvulling op de methode Getting Things Done. Het beoordelen van wat belangrijk is en wat niet doe ik op basis van de methode. Maar zodra ik die keuze heb gemaakt zorg ik voor focus en zo min mogelijk afleiding. Een bullet journal past daar wat mij betreft heel goed bij.

Een beetje creativiteit…

Zoals je in de video hierboven hebt kunnen zien is de oorspronkelijke opzet van een bullet journal heel eenvoudig te noemen en weinig creatief. 

Hieronder zie je hoe Kara Benz (Boho Berry) er helemaal haar eigen systeem van gemaakt…

 

Ja, natuurlijk gaat het om het DOEN van de taken, en niet om het zo mooi mogelijk maken van je planningsysteem, maar… wow! Zo worden takenlijstjes toch wel érg leuk om bij te houden.

Bekijk ook eens een ‘Bullet journal flip through‘-video van Boho Berry voor nog meer ideeën.

Bullet journaling in deze vorm wordt steeds populairder en zoals je waarschijnlijk al vermoedt gaan de vele video’s echt niet alleen over het maken van takenlijstjes, maar ook over welk journal je gebruikt en zelfs welke pennen 🙄. Maar mij hoor je echt niet klagen. Het maakt mij niet zoveel uit WELK systeem je gebruikt, zolang je maar een ander systeem gebruikt dan je hoofd. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *