Als je projecten hebt die regelmatig terugkomen en vaak uit dezelfde taken bestaan kun je gebruikmaken van een checklist voor deze projecten. Het opstellen van een checklist is eigenlijk het denkwerk dat je vooraf doet, waardoor het ‘doen’ op het moment dat het moet gebeuren, gemakkelijker gaat. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld checklists voor het maken van een boodschappenlijstje en voor het opleveren van documentatie bij een software-release.

Boodschappenlijstje
Ik doe de meeste boodschappen wekelijks en dit betekent dat ik dus eens per week de koelkast en andere kastjes en laatjes doorkijk om te zien wat ik allemaal moet halen. Echter, als ik dit redelijk ad hoc zou doen, is de kans groot dat ik wat vergeet; met name de dingen die ik niet zo vaak hoeft te halen. Daarom heb ik een excel-lijst gemaakt, die bestaat uit 3 kolommen:

  • aantal: hoeveel moet ik er meenemen
  • wat: wat moet ik meenemen
  • waar: waar koop ik dit?

Ik doe mijn boodschappen in een aantal verschillende winkels. Door de naam van de winkel op te nemen in de checklist, kan ik in Excel filteren op de naam van de winkel. Hierdoor kan ik eenvoudig een boodschappenlijstje per winkel maken. In mijn GTD-systeem heb ik namelijk een taak per winkel gemaakt, die wekelijks terugkeert. Ik kopieer vervolgens het gefilterde boodschappenlijstje uit Excel en plak het in de notitie van de terugkerende taak. Dan filter ik het lijstje op een andere winkel en kopieer de boodschappen die dan verschijnen naar de taak van die winkel. Iedere taak die ik opsla wordt automatisch gesynchroniseerd met mijn smartphone, dus voilà: ik ben klaar om op pad te gaan.

Opleveren documentatie
Bij het maken van documentatie is er eveneens een vast aantal stappen te doorlopen. Een aantal daarvan vergeet ik eigenlijk nooit, maar met name de taken die ná de deadline van het opleveren nog moeten gebeuren (publiceren op ons intranet, definitieve teksten tevens verwerken in ons meldingensysteem) wilde ik nog wel eens vergeten.  Doordat ik nu een checklist heb gemaakt van alle taken die horen bij het maken van documentatie voor een software-release, gebeurt dat niet meer.

Naast deze lijst met standaardtaken per project, werk ik tevens met een lijst waarin per melding die verwerkt moet worden is aangegeven of een bepaalde fase is voltooid of niet. Dit is met name handig als er tegelijk voor verschillende projecten documentatie moet worden geschreven. Per melding kunnen er namelijk nog zo’n zes verschillende dingen aan de hand zijn, voordat deze door mij is afgehandeld. Aangezien een release uit enkele tientallen meldingen kan bestaan, is het handig om per melding de status bij te houden, om er zeker van te zijn dat ik niets vergeet. Daarvoor gebruik ik een excel-sheet die in feite ook een checklist is.

Vakantie
Je kunt ook een checklist maken voor alles dat je moet inpakken voor je vakantie.  In plaats van iedere keer opnieuw te moeten verzinnen wat je mee moet nemen, waarbij de kans groot is dat je iets vergeet, kun je gewoon die checklist erbij pakken en deze langslopen.  Je zou deze checklist bijvoorbeeld in je koffer kunnen bewaren, zodat je hem direct bij de hand hebt als je je koffer moet inpakken.

Wekelijks onderhoud
Het wekelijks onderhoud is eigenlijk ook zo’n vast takenlijstje dat minmaal één keer per week moet worden doorlopen. Ook hier zou je dus een lijst met standaardtaken van kunnen maken, of je maakt één taak met daarin een opsomming van de stappen.

Zo zie je dat checklists op allerlei manieren je werk gemakkelijker kunnen maken. Het gaat erom dat het denkwerk al gebeurd is (bij het opstellen van de takenlijst) en dat het vervolgens alleen nog gaat om het ‘doen’; het uitvoeren van de taken.

 

Succes!