Het is niet alleen belangrijk dat je efficiënt met je eigen tijd omgaat, maar collega’s stellen het vast op prijs als je ook efficiënt met hun tijd omgaat. Het is misschien even een leuke onderbreking van je eigen werk om iets bij een collega te gaan navragen, maar het is niet echt efficiënt om telkens weer met een andere vraag terug te moeten komen.
Op het moment dat je bij een ander langs gaat, haal je hem uit zijn concentratie en zoals je misschien zelf weet, is het lastig om daarna de draad weer op te pakken. Er zijn wel handige tips om om te gaan met dergelijke interrupties, maar het is nog beter om ze zoveel mogelijk te voorkomen. En je collega’s vinden het vast net zo lastig als jij zelf om met zulke interrupties om te gaan.
Maak ‘Overleg’-lijstjes
Je kunt het aantal keren dat je een persoon moet ‘lastig vallen’ drastisch verlagen door lijstjes bij te houden met bespreekpunten per persoon of per overleg. Het is eigenlijk een soort ‘agenda’, zoals bij een vergadering. Je kunt de personen en overleggen definiëren als contexten in je GTD-systeem (zie @Ben en @Peter in de afbeelding) en vervolgens voor ieder bespreekpunt een taak maken die je zo’n context geeft. Je zou ook een taak kunnen invoeren per persoon of overleg en de bespreekpunten in het notitieveld van de taak kunnen opnemen (@Discuss with).
Iedere mogelijkheid benutten
Dit kan ook erg handig zijn als je dingen wilt bespreken met collega’s die niet vaak aanwezig zijn of bijna nooit tijd hebben. Door die zaken te verzamelen kun je heel effectief zijn op het moment dat de collega wél beschikbaar is; ook als deze een keer zomaar komt ‘buurten’ om te kijken of er nog dingen zijn die moeten worden besproken.
In plaats van dat je dan zegt: “Jaaaa… maar wat was dat ook alweer…”, haal je je lijstje tevoorschijn en kun je de punten die erop staan direct afhandelen.
Je zou het lijstje misschien zelfs zo kunnen indelen dat het duidelijk is wat de belangrijkste punten zijn. Als er dan niet veel tijd is, kun je die als eerste bespreken en blijft de rest staan voor de volgende keer. Zo kun je de mogelijkheden die er zijn optimaal benutten.
Succes!