Als je je begint te verdiepen in Getting Things Done, de productiviteitsmethode ontwikkeld door David Allen, is het heel waarschijnlijk dat je op een bepaald moment overweldigd wordt door de enorme samenhang van de verschillende onderdelen van het systeem. Het lijkt alsof je de methode alleen kunt implementeren als je álles doet.
Alles of niets?
De eerste constatering is juist, de tweede niet. De verschillende onderdelen van Getting Things Done zijn inderdaad sterk met elkaar verbonden: de inbox, de actielijsten, agenda, tickler file, someday/maybe-lijsten, de horizons of focus, je referentiesysteem, enzovoort.
Maar je hoeft niet alles in een keer te implementeren. Dat is waarschijnlijk niet eens mogelijk. De wijze waarop je de principes toepast is namelijk iets dat je moet ontwikkelen. Je moet er je eigen invulling aan geven binnen jouw functie, jouw bedrijf en jouw leven. Dat doe je niet van de een op de andere dag. Begin dus met een paar principes:
1. Zet de belangrijkste ‘bakjes’ klaar:
- Zorg voor een fysieke ‘Inbox’ en begin met verzamelen
Koop zelf een postbakje of vraag dit op je werk aan de persoon die de kantoorspullen beheert. Zorg voor minimaal één postbakje en zet die op je bureau op een zodanige plek dat hij binnen jouw handbereik is en zo dat anderen die je kantoor binnen komen lopen er gemakkelijk bij kunnen. - Maak de volgende vier lijsten:
- Eerstvolgende acties
- Een lijst met je projecten
- ‘Wachten op’-items (acties die je bij anderen hebt belegd)
- Acties die je later of ‘misschien’ wilt doen
- Bepaal welke agenda je gaat gebruiken
- Bepaal waar je je referentiemateriaal gaat verzamelen.
2. Verwerk de items in je inbox volgens de GTD-Workflow
Pak een item uit je inbox, stel vast wat de eerstvolgende actie is en bepaal of deze actie op je actielijst of op een andere lijst zet.
3. Bekijk je lijsten wekelijks om ze up-to-date te houden
Als je prioriteiten snel wijzigen is het gek als je je actielijst niet zou hoeven bijwerken. Je hersenen moeten gaan vertrouwen in je actielijst, zodat het zelf niet meer onnodig zaken gaat onthouden. Dat kan alleen als je actielijst actueel is.